Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Zusammenarbeit mit deiner virtuellen Assistenz

Autor: Nadin

12. Dezember 2021

Viele schrecken noch davor zurück, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten. Ein Glück ändert sich das langsam auch in Deutschland.  In vielen anderen Ländern ist das nämlich längst Normalität. Der Gedanke, die Kommunikation oder das Ergebnis könnte nicht dieselbe sein wie bei festen Angestellten vor Ort, hält sich noch in vielen Köpfen.

Eine Festanstellung in einem Team hat Vorzüge, klar. Aber für kleinere Jobs mit weniger Stunden oder wenn die Flexibilität gewahrt werden will, lohnt es sich, darüber nachzudenken, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten. Gerade für Einzelunternehmen oder Starter kommt das gelegen, ich kenne aber auch virtuelle Assistenzen, die dauerhaft mit z. B. Agenturen zusammenarbeiten. Arbeitsspitzen überbrücken oder frischen Wind reinbringen, sind nur 2 von mehreren Gründen.

Dank der Technik gibt es viele verschiedene Wege zur Zusammenarbeit. Kommunikation und Datenaustausch sind super einfach lösbar. Wenn du dich also dem Gedanken öffnest und bereit bist, einfach mal neue Wege auszuprobieren, wirst du merken, dass du nicht unbedingt eine physisch anwesende Person im Büro brauchst.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: wie?

Ein paar Punkte müssen wir dann doch berücksichtigen.

Zuerst einmal: wofür brauchst du eine virtuelle Assistenz und welche Aufgaben kannst du abgeben?

Wie du eine virtuelle Assistenz finden kannst, kannst du hier nachlesen.

Grundlagen wie Kommunikation, Zugriffe und Datenaustausch müssen geklärt werden.

Bei der Wahl spielen die Aufgaben und die persönlichen Vorlieben eine Rolle. Auch beachten: manche Tools kosten oder sind weniger bekannt. Eine virtuelle Assistenz hat meist bereits ein paar wenige Tools, die sie am liebsten benutzt. Am besten fragst du sie einfach mal oder erteilst ihr Zugriffe auf dein Team. Erwarte hier bitte nicht, dass sich die VA in alle deine Tools einarbeitet und umsteigt – das ist bei der Vielzahl unterschiedlicher Kunden kaum möglich.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Kommunikation

Hier gibt es so unfassbar viele Tools und Möglichkeiten…

Wir unterscheiden mal zwischen Tools für die einfache Kommunikation und die, die etwas mehr können.

Vorab: tu dir und deiner virtuellen Assistenz den Gefallen und klärt die Kommunikation. Dazu gehören auch Anrufzeiten, Antwortzeiten und ob Anrufe gewünscht sind. Ich zum Beispiel bin vormittags nicht erreichbar und finde Anrufe meist störend. Eine kurze Nachricht, um einen Anruf auszumachen, ist dagegen kein Problem. Dafür bin ich auch spät abends noch erreichbar und helfe meinen Kunden auch, wenn sie um 22 Uhr feststecken.

Tools zur einfachen Kommunikation

Zoom

Klar, Spitzenreiter in Sachen Videocall. Einfach anzuwenden, kann ohne Installation im Browser genutzt werden. Audio- und Videocall möglich. Chat integriert. Bildschirm kann geteilt und mitbenutzt werden. Mega easy und super beliebt. Zoom ist auch mein Standard für Kennenlerngespräche, Entwurfspräsentationen und längere Abstimmungen.

Mail

Jaaa der Klassiker! Die Mail. Mit dem richtigen Anbieter und Verschlüsselung auch datenschutztechnisch noch am sichersten. So können auch Daten rübergeschickt werden. Für größere Datenmengen und den schnellen Austausch halt einfach weniger beliebt und umständlich.

WhatsApp, Messenger, Threema & Co.

Viele Assistenzen und Kunden wechseln auf einen der Anbieter. Der Austausch geht viel schneller, es kann mal schnell ein Foto gemacht werden, um was zu zeigen, die Nachrichten werden schneller gelesen und der Austausch ist einfach persönlicher. Außerdem bin ich riesen Fan von Sprachnachrichten…

Tools, die mehr können – Planung und Kommunikation

Slack, Asana, MS Teams, Trello

Alle diese Tools verfügen über eine Chatfunktion und die Möglichkeit, zu planen oder Dateien auszutauschen.

Vor allem Slack ist zur Kommunikation in Gruppen oder Projekten beliebt – ich persönlich mag es gar nicht.

Asana, Trello und Teams bieten die Möglichkeit, Projekte zu planen, Personen zuzuweisen und zu kommentieren. Das vereinfacht die Zusammenarbeit enorm, hilft Struktur zu geben und Verwirrungen zu vermeiden. Für spätere oder eingespielte Aufgaben reicht die Kommunikation darüber meistens aus. Mein Liebling ist Asana, da es kostenlos nutzbar ist, viele einzelne Projekte möglich sind und ich so meine Aufgaben super strukturieren kann. Viele arbeiten auch gerne mit Click up.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Datenaustausch

Dropbox, Google Drive & OneDrive

So gut wie jede virtuelle Assistenz hat ein Dropbox- und Google Konto. Wer eine gmail-Adresse oder einen Google Workspace Account hat, der hat auch Zugriff auf Google Drive. Diese Cloudspeicher haben den Vorteil, dass der Zugriff einzelner Ordner geteilt werden kann. So entfällt lästiges hin und her senden. Einfach eine Datei dort abspeichern und die VA hat Zugriff darauf. Super easy, super schnell und einfach. Vor allem für langfristige Zusammenarbeiten.

Lieblingspunkt: ich kann alle Anbieter wie ein eigenes Laufwerk auf meinen Mac integrieren und hab eine simple Arbeitsumgebung.

wetransfer

Über wetransfer können Daten hochgeladen und vom Empfänger runtergeladen werden. Das reicht völlig aus, wenn nur 1-2x was versendet werden muss.

Eigener Server

Ein eigener Server lohnt sich vor allem, wenn Daten besonders geschützt werden sollen. Die Daten haben dann keine Berührungspunkte mit US-Firmen wie Google oder Dropbox.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Zugriffe auf Tools

Je nachdem wofür du deine virtuelle Assistenz beauftragt braucht sie bestimmte Zugriffe.

Soll sie dein Facebook und Instagram bespielen? Dann macht die Aufnahme in dein Canva-Team und ein Zugang zu deinem Creator Studio Sinn.

Soll sie deine vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsschreibung übernehmen? Dann braucht sie einen Zugang zu deinem Buchhaltungstool.

Sie managed deine Mails? Dann lohnt es sich vielleicht, ein gemeinsames Postfach anzulegen, etwas wie info@. Das kann dann einfach im Mail-Client wie Outlook eingebunden werden oder ihr richtet eine Umleitung ein.

Soll sie dein WordPress mit bearbeiten? Dann braucht sie einen WordPress-Benutzer.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Passwörter teilen

Wann immer möglich sollte deine VA einen eigenen User und Passwort bekommen. Passwörter können entweder direkt über ein Tool wie Lastpass sicher geteilt werden oder sie sollten auf 2 separaten Wegen mitgeteilt werden. Also einmal User und dann das Passwort.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Einblick in deine Marke

Erzähl deiner virtuellen Assistenz vorab von deiner Marke, deiner Vision und deinen Zielen. So kann sie sich zum einen besser einfühlen und zum anderen könntest du noch von ihrem Wissen profitieren.

Denn jede virtuelle Assistenz macht auch ihr Marketing. Das heißt, sie beschäftigt sich viel mit Trends und sollte ziemlich up to date sein mit allem im Onlinemarketing. Wenn sie es selbst nicht weiß, dann kennt sie vielleicht jemanden. Sieh deine VA nicht nur als die Person, die jetzt eben mal kurz das abarbeitet, wofür du sie gebucht hast. Frag nach, sprich sie an, ob sie auch mehr machen möchte.

Tipps zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Klare Absprachen!

Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, alle Wege zu klären. Sieh das so: die VA arbeitet mit vielen verschiedenen Kunden zusammen, jeder hat seine Arbeitsweise. Auch wir legen uns unsere Arbeitsweise fest. Wenn du dir also ganz bestimmte wünschst oder etwas gar nicht magst, dann sprich das vorher durch.

Ganz klassisch fühlen sich viele Auftraggeber auch nicht verstanden oder sind mit dem Ergebnis nicht zufrieden. Was haben fast alle dieser Fälle gemeinsam? Es mangelte an klarer Kommunikation. Wenn du deine Wünsche nicht mitteilen kannst, kann sie die VA nicht erraten. Das gilt in der Liebe genauso wie im Beruf.

Hilfreich kann da für die virtuelle Assistenz sein, ein Kundenmerkblatt zu erstellen. Da werden dann im gemeinsamen Zoom alle Punkte durchgesprochen, festgehalten und abgelegt.

Ich lege mir auch für jeden Kunden eine Kartei in meiner Dropbox an und halte alle Unterlagen, Verträge und Absprachen darin fest. So hab ich alles auf einen Blick. Nach dem Erstgespräch versende ich auch eine Mail mit allen Punkten, die besprochen wurden, an meine Auftraggeber. So fasse ich alles nochmal zusammen und falls ich was falsch verstanden habe, kann mich der/die darauf hinweisen. Ich bitte immer um eine kurze Bestätigung.

Du als Kunde weist am besten, was deine virtuelle Assistenz für dich machen soll. Deine virtuelle Assistenz weiß vielleicht besser, wie sie das mit all ihren Kunden managed. Sprecht darüber. Teile ihr mit, was du dir vorstellst und was du brauchst. Sie wird dir die Möglichkeiten erklären und ihr könnt einen gemeinsamen Weg finden.

Dann noch daran halten, damit keine Unstimmigkeiten aufkommen und schon steht der Zusammenarbeit nichts im Weg!

 

Autor: Nadin

12. Dezember 2021

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