Diese Tools verwende ich in 2024

Diese Tools haben sich bei mir über die letzten 3 Jahre bewährt und damit bist du auch in 2024 bestens gerüstet! Mein Motto ist: Keep it simple.

Ich halte nichts von zigtausend verschiedenen Tools und Anbietern. Ich hab da so meine Palette an guten Tools, die ich maximal ausnutze (und mir auch nichts anderes aufschwatzen lasse). Das reicht völlig.

Im Jahr gebe ich ca. 1.700 € für Lizenzen aus. Das hört sich erstmal viel an, doch das meiste davon wirst du für dein Business gar nicht brauchen. Ich habe einige Tools im Einsatz, die ich für meine Dienstleistung brauche.

Hier hatte ich übrigens schonmal einen kleineren Artikel dazu verfasst: Meine 15 meist genutzten Tools als Virtuelle Assistentin. Das meiste ist gleich geblieben, einiges kam dazu und in meiner Liste wirst du von A-Z alle Tools finden, die ich verwende.

Welche Tools du davon brauchst, kommt ganz auf dein Business an. Als Coach wirst du weit weniger brauchen als ich.

Active Campaign – E-Mail-Marketing & Newsletterversand

Mit ActiveCampaign* schicke ich meine Freebies raus und fülle meine Liste. Für mich das ideale Tool, weil es durch die TAG und Feld-Segmentierung einfach ist, Listen zu verwalten. Tipp: immer nur mit einer Liste arbeiten und entsprechend taggen.

Preis: ab 29 € / Monat

Alternativen: Wildmail (selbes Produkt, EU-Basis, etwas günstiger), Mailerlite (gratis nutzebar), Mailpoet (gratis aus WordPress heraus nutzbar).

Affinity – Bildbearbeitung

Affinity ist die kostengünstige Alternative zu Photoshop. Damit bearbeite ich fix meine Bilder, schneide sie zurecht und lasse sie im passenden Format raus, z. B. webp für Websitebilder.

Preis: ca. 50-70 € Einmalzahlung

Alternativ: Photoshop-Abo

All-Inkl – Websitehosting

All-Inkl* ist mein Host des Vertrauens. Ich habe alle meine Domains dort und lasse auch meine Kunden gerne dort buchen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist top, es ist einfach und übersichtlich, strukturiert und es lässt sich alles easy einstellen, was ich brauche. Im Gegensatz zu vielen anderen Hostern, bei welchen ich schon die Nerven verloren habe.

Preis: ab ca. 7 € / Monat

Apple Notizen

Ich hab wirklich viel durch… Asana, Trello,… bewährt hat sich bei mir Apple Notizen. Hier hab ich verschiedene Ordner für allgemeine Notizen, Posts, Projekte und eine to Do Liste, sowie eine Liste mit allen wichtigen Links. Alles an einem Ort, übersichtlich und für mich völlig ausreichend, schnell auf jedem Gerät aufrufbar.

Preis: kostenlos

Awesome Screenshots – Browser aufnehmen

Mit der Awesome Screenshot Erweiterung für Chrome filme ich meinen Bildschirm, zB für kleine Tutorials für meine Kunden, oder nehme ganze Landingpages auf und speichere mir diese. Über einen Link kann ich beides meinen Kunden zur Ansicht schicken.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar

Alternative: Loom

Borlabs – Cookie Consent Tool

Da auf meine Website YouTube Videos eingebunden sind, brauche ich ein Cookie Consent Tool. Am liebsten arbeite ich mit Borlabs, das finde ich am übersichtlichsten und einfachsten einzurichten. Achtung: So ein Plugin braucht eine intensive Konfiguration. Es nur zu aktivieren, ist nicht ausreichend.

Preis: 49 € / Jahr.

Alternativ: Real Cookie Banner

Calendly – Terminbuchung

Mit Calendly kannst du kostenfrei automatische Terminbuchungen erhalten. Du gibst deine Zeiträume an, verbindest Calendly mit deinem Kalender und schon können sich Kunden selbst einen freien Slot buchen. Bei Zoom-Calls wird direkt der Link mit erstellt (Konten verbinden). In der kostenpflichtigen Variante kannst du mehrere Events erstellen und Zahlungen entgegennehmen.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar

Alternativen: tucalendi, tidycal, SimpleMeet

Canva – Grafiken / Bildbearbeitung

Mit Canva ist die Erstellung von Grafiken und einfache Bildbearbeitung wirklich für jeden möglich! Das Tool ist simpel, übersichtlich und doch mächtig, mit einer Vielzahl an Vorlagen und Layouts. Achtung: für Websitebilder nur begrenzt geeignet, Nutzung nur eingeschränkt erlaubt, qualitativ nicht immer die beste Wahl, auch von den Formaten her.

Preis: ca. 110 € / Jahr Pro-Version (empfohlen)

Alternativ: nichts

Capcut – Videobearbeitung

Capcut bietet dir in der gratis Version viele Möglichkeiten, um Videos professionell zu schneiden und mit Effekten und Filtern auszustatten. Erhältlich als Desktop Version und als App.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar

Alternativ: iMovie (iOS), inShot (App)

Chrome – Internetbrowser

Der Vollständigkeit halber führe ich meinen liebsten Browser aus dem Hause Google auf. Chrome arbeitet für mich als Webdesignerin am zuverlässigsten mit den bestmöglichen Einstellungen und ist für Google optimiert.

Preis: kostenfrei nutzbar

Color Slurp – Farbcode-Pipette

Mit Color Slurp kann ich mir am Desktop jede mögliche Farbe, die mir in einem Bild gefällt, ziehen und verwenden. Ideal im Webdesign und um die Farben auf anderen Webseiten herauszufinden.

Preis: kostenfrei nutzbar

Coolors – Farbpaletten generieren

Coolors ist mein Lieblingstool zur Inspiration von Farbpaletten, zum Zusammenstellen von Paletten und dem Kontrast-Check.

Preis: kostenfrei nutzbar

CopeCart, Digistore24 – Zahlungsanbieter

Über CopeCart und Digistore24 kannst du die Zahlungsabwicklung für deine Produkte oder Dienstleistung automatisch vornehmen lassen. Bei beiden Anbietern hast du keine fixen Kosten, sondern gibts einen Prozentsatz der Einnahmen ab. Hier hab ich einen ausführlichen Artikel dazu, wann du einen Zahlungsanbieter brauchst und welcher sich für dich eignet.

Preis: ab ca. 5 % des Verkaufspreises

Creative Fabrica – Kreativer Marktplatz

Bei Creative Fabrica* erhalte ich Fonts, Grafiken, Patterns und vieles mehr für meine Kundenprojekte.

Preis: ca. 4-9 € / Monat

Deposit – Stockfotos

Deposit* ist eine günstige und umfangreiche Datenbank für Stockfotos. Hier finde ich immer wieder passende Bilder für mich und meine Kunden, die ich auch auf Webseiten verwenden darf (Vorsicht, bei Canva nur eingeschänkt erlaubt).

Preis: unterschiedlich, Abo ab 29 € / Monat

Alternativ: Shutterstock, iStock, Adobe Stock, begrenzt kostenfrei: Pixabay, Pexels, Canva (Achtung hier bei allen 3 mit den Bildrechten!)

Digimember – Mitgliederbereiche mit WordPress

Mit Digimember erstelle ich meine Kursplattformen über WordPress. Ideal für die direkte Anbindung an Digistore24.

Preis: kostenfrei für 1 Kurs

Alternativ: Learndash, Learnpress

Divi – Website Pagebuilder

Mit Divi von elegantthemes* erstelle ich alle meine Webseiten und die für Kunden. Ich liebe den Umfang und die Einfachheit von Divi als Theme und Pagebuilder in einem, was zeitlose und völlig unterschiedliche Designs erlaubt. Hier habe ich dir mehr dazu geschrieben. Schau auch im Blog unter der Kategorie Divi nach.

Preis: ca. 230 € Lifetime Lizenz

Dropbox – Cloud

In der Dropbox speichere ich viele meiner Daten in digitalen Ordnern. Ideal für mich ist die nahtlose Integration in den MacBook-Finder und die integrierte Scanmöglichkeit für Belege über die App.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar, Abo ab ca. 10 € / Monat

Google Search Console – Überblick über Keywords der eigenen Website

In der Google Search Console sehe ich, welche meiner Webseiten indexiert sind, ob es Probleme gibt und für welche Suchbegriffe meine Website rankt und aufgerufen wird.

Preis: kostenfrei

Google Page Speed Insights – Auslesen der Websitegeschwindigkeit und Optimierung

In den Page Speed Insights überprüfe ich eine Website auf Darstellung und technische Optimierung.

Preis: kostenfrei

Google Workspace – Cloud, Mail, Dokumente

Mit Google Workspace verwalte ich meine Mails, indem ich es mit meiner Domain verknüpft habe. Zusätzlich habe ich Zugriff auf einen Cloud-Speicher und Funktionen wie Google Meet, Docs, Tabellen, Umfragen und vieles mehr. Super praktisch im Onlinemarketing!

Preis: ab ca. 6,90 € / Monat

Kontist – Geschäftskonto

Bei Kontist* hab ich mein Geschäftskonto. Überweisungen gehen dort ganz fix, ich habe eine Kreditkarte und die App ist übersichtlich. Wieso ich mich aber für ein zahlungspflichtiges Konto entschieden habe: Bei Kontist werden meine Einkommens- und Umsatzsteuer automatisch zurückgelegt, so dass ich nicht in Versuchung komme, zu viel auszugeben. Außerdem kann ich alle Transaktionen kategorisieren und hab so Struktur in meinen Einnahmen und Ausgaben. Kontist bietet auch die Möglichkeit, deine Buchhaltung abzuwickeln, das nutze ich allerdings noch nicht.

Preis: kostenfrei nutzbar, mit Kategorien ab 9 € / Monat

LanguageTool – Rechtschreibkorrektur im Browser

Das Language Tool ist als Browsererweiterung verfügbar, die mir dabei hilft, meine Newsletter, Blogartikel und Websitetexte zu verfassen. Es werden Rechtschreib- und Stilfehler korrigiert.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar

LastPass – Passwortmanagement

Mit LastPass verwalte ich alle meine Passwörter. Mit Masterpasswort und Face ID hab ich Zugang zum Vault, kann dort Passwörter, Kreditkarten und Infos in Ordnern speichern. Kunden können mir Passwörter über Lastpass freigeben, sodass ich den Zugang nutzen kann, ohne das Passwort zu sehen. Ich verwende ausschließlich lange, generierte Passwörter und niemals 2x dasselbe.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar, ab 2,90 € / Monat

Alternative: bitwarden, 1Passwort

letscast.fm – Podcasthost

letscast.fm ist für mich der Podcasthost mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis! Umfangreich, übersichtlich, mit vielen Einstellmöglichkeiten und eigener Podcast-Website. Noch nicht so bekannt, aber absolut zu empfehlen!

Preis: ab ca. 89 € / Jahr

Lexoffice – Rechnungen & Buchhaltung

Mit Lexoffice schreibe ich Angebote und Rechnungen, habe meine Konten verknüpft und erledige meine gesamte Buchhaltung damit. UST-VA, ZM und Steuererklärung sowie Kommunikation mit Steuerberatern sind damit wirklich einfach. Es braucht natürlich trotzdem einiges an Einarbeitung und Wissen, um korrekt zu buchen.

Preis: ab 6,90 € / Monat

Alternativ: sevDesk, Papierkram

Office 365 – Dokumentenerstellung

Als gelernte Bürokauffrau ist für mich Microsoft Office immernoch das Tool der Wahl, um umfangreiche Dokumente zu erstellen. Ich verwende nach wie vor Outlook, Excel und Word. Lediglich PowerPoint konnte ich nie was abgewinnen und nutze dafür lieber Canva. Für die Zusammenarbeit mit Kunden nutze ich eher Google Drive (s.o.).

Preis: ab ca. 69 € / Jahr

Alternativ: Google Drive

Paypal Business – Zahlungsabwicklung

Mit Paypal Business zahle ich online, nehme begrenzt auch Zahlungen und Spenden entgegen. Du kannst darüber auch Produkte anlegen und verkaufen.

Preis: Gebühr je Transaktion

PDF Expert – PDF bearbeiten

Mit PDF Expert arbeite ich schon viele Jahre, um pdf zu bearbeiten, zu komprimieren, Text hinzuzufügen, Unterschriften einzufügen, pdf zusammenzufügen und vieles mehr.

Preis: ca. 130 € Lifetime oder ca. 73 € jährlich

Tiny png – Bildoptimierung

In tiny png lade ich jedes Bild hoch, bevor ich es auf eine Website stelle. Selbst wenn ich in Canva oder Affinity das Bild schon angepasst habe, kann ich hier nochmal die Größe reduzieren.

Preis: kostenfrei nutzbar

Toggl – Zeiterfassung

In Toggl erfasse ich meine Zeit für Kundenarbeit. Hier kann ich Kunden und Projekte anlegen und meine Zeiten verfolgen.

Preis: eingeschränkt kostenfrei nutzbar

Ubersuggest – Keyword-Tracking ( SEO)

In Ubersuggest hast du viele Möglichkeiten, Keywords zu recherchieren, Webseiten zu vergleichen und deine Domain zu überwachen. Ein Muss für jeden, der Suchmaschinenoptimierung für sich nutzt!

Preis: ab 290 € Lifetime (Teilweise auch kleinerer Tarif möglich)

Alternativ: kwfinder

UpdraftPlus – Backups und Website-Migration

Ich habe zu Beginn in eine UpdraftPlus Migrator Lizenz investiert, die sich für mich schon 100fach bezahlt gemacht hat. Damit kann ich super simpel innerhalb weniger Minuten WordPress-Webseiten von einer Domain zur anderen umziehen.

Preis: ab ca. 84 € / Jahr (wobei ich ab dem 2. jahr nur noch 35 € bezahle…)

WhatsApp Business – Kommunikation

Über WhatsApp Business kommuniziere ich (neben der Mail) teilweise mit Kunden.

Preis: kostenfrei nutzbar

Alternativ: Telegram, Signal

WordPress – Website

WordPress.org ist eine Open Source Quelle, die ursprüunglich für Blogs erstellt wurde und für Webseiten verwendet wird. Damit ist Seiten erstellen, Blogartikel schreiben und Medien verwalten super easy. Ich erstelle alle Webseiten ausschließlich damit. WordPress dient dabei als Grundlage, den Aufbau mache ich mit dem Divi-Theme (s.o.).

Preis: kostenfrei nutzbar, teilweise kostenpflichtige Themes

Youtube / Vimeo – Videohosting

Auf YouTube (Google) und Vimeo kannst du deine Videos hochladen und als Link verschicken oder einbetten.

Preis: YouTube kostenfrei nutzbar, Vimeo beschränkt kostenfrei nutzbar

Zoom – Videocalls

Mit Zoom gehen Videocalls, Bildschirm teilen, Warteräume, Whiteboards, Chat spielend leicht. Über einen geteilten Link können sich Teilnehmer einloggen und los gehts.

Preis: ab ca. 140 € / Jahr

Alternativ: Opentalk, Google Meet, MS Teams

 

Das wars zu meinen Tools. Kommen wir abschließend noch kurz auf meine Hardware:

Hardware – Damit arbeite ich

Ohne Hardware funktioniert keine Software.

• Seit 2019 schwöre ich auf Apple. MacBook Pro, iPhone, Apple Keyboard und Magic Mouse begleiten mich zuverlässig durch meinen Alltag und machen mir das Leben leichter. Während ich früher regelmäßig den Windows PC aus dem Fenster werfen wollte, ist mir das mit meinem MacBook noch nie passiert. Keine Abstürze, keine verlorenen Nerven, macht reibungslos was es soll – funktionieren! Und zwar auf die simpelste Art.
• Beim Arbeiten unterstützt mich ein LG Monitor, über welchen auch mein MacBook geladen wird.
• Für Podcast, Videos etc verwende ich ein Blue Yeti Mikrofon und ein Ringlicht (auch für Videocalls).

Thats it!

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