Was ist eine virtuelle Assistenz?

Kurzgefasst sind virtuelle Assistenten selbständige Dienstleister in verschiedenen Bereichen. Häufig Backoffice, also vorbereitende Buchhaltung, persönliche Assistenz, Reisebuchung, Kommunikation, aber auch in technischen Bereichen wie im E-Mail-Marketing, Websitebearbeitung und Social media Unterstützung werden sie eingesetzt. Die Bereiche sind extrem vielfältig, jedoch sind virtuelle Assistenzen immer selbständig und arbeiten für mehrere Auftraggeber.

Was ist die virtuelle Assistenz?

Den Begriff Virtuelle Assistenz kannte ich bis 2020 selbst noch nicht. Natürlich wusste ich, dass es viele Möglichkeiten gibt, online zu arbeiten. Bzw. ich hab damals ziemlich lange nach verschiedenen Möglichkeiten gesucht, online Geld zu verdienen. Was die virtuelle Assistenz ist -  darüber bin ich erst ziemlich spät gestolpert. Ich war lange Assistentin, die es gewohnt war, morgens müde ins Büro zu fahren und dort ihren Job zu erledigen. So wie die meisten eben - 9-5.

Als virtuelle Assistenz online arbeiten?

Es war für mich schwer vorstellbar, seriös online Geld zu verdienen. Ohne Networkmarketing, Krypto oder YouTube, sondern handwerklich mit meinem Wissen und Können. Als ich dann verstanden habe, was eine virtuelle Assistenz macht, war für mich klar - das will ich auch! Es war genau das, was ich schon machte, nur eben online und selbständig! Sozusagen eine Online-Aushilfe für jeden, der gerade Bedarf hat. Einzige Voraussetzung: es muss virtuell zu bearbeiten sein. Und das ist mittlerweile in so vielen Berufen möglich. Bei Onlinearbeit denken auch heute viele noch an digitale Nomaden, faul am Strand rumliegen und passiv Geld verdienen. Na, zumindest mir ging das so. Genau mit diesem Mythos räumen wir nun auf. Virtuelle Assistenzen können auch digitale Nomaden sein. Denn die VA ist nur ein Überbegriff für eine Gruppe, online arbeitender Menschen. Sagt aber noch nichts darüber aus, was genau die jeweilige virtuelle Assistenz anbietet. Digitale Nomaden arbeiten also sehr wohl. Nur eben ein bisschen angenehmer. Sie haben begriffen, dass es auch anders geht als 9to5 ohne Lebensqualität. Fakt ist: die Welt ist im Wandel und seit 2020 ist Homeoffice plötzlich für fast jeden möglich. Nun sitzen ganz viele VA's am heimischen Schreibtisch, eben als Festangestellte. Virtuelle Assistenzen gelangen in das Bewusstsein der Menschen und gerade Einzelunternehmer/innen, welche dringend Unterstützung benötigen, sich jedoch gegen feste Mitarbeiter entscheiden, empfangen VA's mit offenen Armen! Der Begriff kam übrigens aus den USA zu uns. Dort als Virtual Assistant geboren haben auch wir in DACH mittlerweile viele virtuelle Assistenten und Assistentinnen.

Was unterscheidet die virtuelle Assistenz von anderen Onlineunternehmern?

Eines haben alle virtuellen Assistenzen gemeinsam: sie sind Selbständig. Sie haben sich bewusst für ein Leben ohne Festanstellung entschieden, sich eine oder mehrere Tätigkeiten herausgesucht, die sie gerne machen und sich die benötigten Fähigkeiten angeeignet. Während Texter und Künstler als Freiberufler arbeiten können, müssen die meisten VAs ein Gewerbe anmelden. Virtuelle Assistenzen erledigen Arbeiten für mehrere Kunden, so dass ihr Angebot weniger breit gefächert, dafür meist qualitativ hochwertig ist. Hier ein Vergleich zu meiner Festanstellung: ich hab damals ein fixes Gehalt bekommen, dafür unfassbar viele Tätigkeiten gemacht ohne tieferes Wissen. Jetzt im Nachhinein betrachtet, wären viele meiner Arbeiten sicher besser geworden, wenn sie von jemandem erledigt worden wäre, der wirklich Ahnung davon hatte. Darum sind virtuelle Assistenzen immer Up-to-date auf ihrem Spezialgebiet. Wir haben weniger die Gefahr des "Tunnelblicks", weil wir durch verschiedene Kunden, Weiterbildungen und Kollegen immer neuen Input bekommen. Wobei ich natürlich sagen muss: es gibt gute und schlechte VAs, so wie überall. Ein riesen Vorteil natürlich, gerade für Onlineunternehmen: VA's kennen die Onlinewelt. Diese tickt einfach nochmal ganz ganz arg anders als das klassische Unternehmertum. Es ist einfach etwas völlig anderes mit völlig anderen Menschen, Begriffen, Möglichkeiten und Wissen. Aber: hier ist die Zukunft.

Was sind die Beweggründe, virtuelle Assistenz zu werden?

Hier gibts echt viele. Von Schicksalsschlägen über Arbeitslosigkeit, Zufall oder bewusste Entscheidung. Die entscheidensten: Selbständigkeit - VA's möchten das ganz bewusst. Hinter der Selbständigkeit verbirgt sich etwas, das virtuelle Assistenzen alle gemeinsam haben: wir lieben abwechslungsreiches, selbstbestimmtes Arbeiten. Wir haben fast alle ein gutes Organisationstalent, arbeiten lieber für uns und können so auch mal nein sagen. Denn ein ein Nein zum Kunden ist nicht direkt ein Verlust des Jobs. Es ist ein neues Gefühl der Freiheit. So können wir entscheiden, mit wem wir zusammenarbeiten möchten. Die meisten VA's zeichnen einige Gemeinsamkeiten aus:

• Sie sind sehr bewusste Menschen oder auf dem Weg dorthin und möchten sich aussuchen, mit wem sie ihren Tag verbringen.
• Sie sind meist Scannerpersönlichkeiten und möchten sich kreativ und wissenstechnisch ausleben.
• Vielen Menschen (vor allem Hochsensiblen oder sehr introvertierten) fällt der Alltag im - meist sehr unbewussten - Büroalltag schwer.
• Wir haben genug von stumpfsinnige Anforderungen, Hierarchien und - gerade bei Frauen - fehlender Anerkennung! Denn Emanzipation und Gleichbereichtigung sind noch lange nicht in die Köpfe aller Männer eingedrungen.
• Für Mütter ist es so möglich, Arbeit und Kinder unter einen Hut zu bekommen.
• Viele von uns lieben ortsunabhäniges Arbeiten.

All das ist mit Online-Arbeiten als virtuelle Assistenz tatsächlich möglich und wird von vielen tausenden Menschen erfolgreich umgesetzt. Während es für andere wie ein weit entfernter Traum klingt, haben VA's einen entscheidenden Schritt getan: sie haben es in die Tat umgesetzt. Sie genießen einen guten Ruf und Anerkennung, sind als Spezialisten geschätzt und es gibt keine Hierarchien. Stattdessen gilt vorherrschend das vertrauensvolle "Du" und ein harmonischer Umgang. Denn im Online-Business haben alle etwas gemeinsam: Sie hatten einen Wunsch und viel Mut (Ausnahmen bestätigen die Regel - your business, your rules). Zudem haben Sie Spaß an der Arbeit! Das darf nämlich erlaubt sein. Hier gilt: Die Arbeit in das Leben zu integrieren, statt das Leben um die Arbeit zu formen.

Was macht denn nun eine virtuelle Assistenz?

Grundsätzlich das, was du von ihr brauchst. Es gibt für jede Tätigkeit eine VA. Sei es deine vorbereitende Buchhaltung, rund um die Webseite, Kommunikation, Social-Media, Podcast-Service, Rechnungen schreiben, Angebote einholen, Bürozubehör bestellen, Bilder und Videos bearbeiten... Ich könnte diese Liste ewig fortführen! Es gibt VA's die nur eine einzige Tätigkeit anbieten. Diese aber zur Perfektion beherrschen! Andere mögen lieber die Abwechslung und sind breiter aufgestellt. Schauen wir uns doch drei - von vielen - Möglichkeiten genauer an:

Webseite

• Unterstützung bei technischen Anforderungen rund um Host und Domain
• Erstellen von Webseiten oder redesign einer vorhandenen Website
• Blogbeiträge schreiben und einpflegen
• Suchmaschinenoptimierung
• Technische Betreuung von Webseiten
• dauerhafte Website-Bearbeitung
• Erstellen von Shopsystemen oder Kursplattformen
• uvm

Meine Leistung: Webdesign & Website

E-Mail-Marketing

• Newslettertools einrichten (Datenschutzkonform und hübsch)
• Formulare auf der Website einbinden und pflegen
• Vorlagen erstellen
• Newsletter schreiben und einplanen
• Auswertungen vornehmen
• Automationen erstellen
• Lead-Magneten ausspielen
• Launchmails einrichten und einplanen
• uvm.

Meine Leistung: E-Mail-Marketing

Social-Media-Management

• Contentstrategie
• Hashtag-Recherche
• Zielgruppe definieren
• Grafiken erstellen
• Texte verfassen
• Interaktionen mit anderen Konten
• Planen
• Posten
• Nachrichten in Social Media beantworten
• Kommentare in Social Media beantworten
• Gruppenbetreuung in Social Media

Allein diese Bereiche sind sehr umfangreich und nehmen viel Zeit in Anspruch. Zeit, in der aktiv kein Geld verdient wird. Was ich selbst feststellen musste: am meisten kostet es Energie. Sich als Selbständige/r mit allem und jedem Bereich auseinanderzusetzen und auszukennen, raubt unfassbar viel Energie. Hier hilft es enorm, Teile auszulagern und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich gut gelingt. VA's betreuen entweder einen ganzen Bereich oder einige, bereits sehr umfangreiche Unterkategorien dafür. So gibt es Spezialisten für die Website-Erstellung, welche für SEO, welche für das Branding & Grafik und einige wenige, die alles zusammen anbieten. Am schönsten ist es, sich mit anderen zusammen zu tun und so ganze Dienstleistungspakete anzubieten, während jeder bei seinen Stärken bleibt. Übrigens: über den Preis bestimmt der Kunde häufig auch die Qualität der Arbeit 😉

Wie profitierst du von einer Virtuellen Assistenz?

Eine VA ist

• effizient: du bezahlst Sie nur, wenn du sie tatsächlich benötigst und nur für die ausgeführte Arbeit, ohne dauerhafte Verpflichtung.
• flexibel: die meisten VA's kann man auch kurzfristig buchen, wenn es mal ganz arg brennt und unbedingt noch etwas fertig werden muss.
• lernwillig: VA's zeichnen sich dadurch aus, sich den Wünschen unterschiedlicher Kunden schnell anpassen zu können und immer neues dazuzulernen.
• fördernd: durch ihre Arbeit mit unterschiedlichen Kunden gelangt die VA stetig an neues Wissen, welches sie auch bei dir mit einbringen kann. Zudem verfügen VA's über ein gutes Netzwerk untereinander, um schnell an neue Lösungen zu gelangen. Somit sorgt sie durch ihr dauerhaftes learning auch für das Wachstum und den Fortschritt deines Unternehmens.
• motiviert: ich kann mir durchaus vorstellen, dass viele VA's ihre Arbeit um einiges bereitwilliger und mit mehr Spaß an der Sache erledigen, als ein Angestellter, welcher sich seit Jahren gefangen in seinem Job fühlt, weil ihm der Mut fehlt, diesen zu wechseln.

Für eine VA bezahlst du nur das, was auf der Rechnung steht. Ihre Versicherungen bezahlt diese selbst. Es kommen als keine weiteren Kosten über das Brutto hinaus auf dich zu.

Möglicher Stolperstein: Kommunikation mit der virtuellen Assistenz

Gerade Online ist die Kommunikation das A und O. Mittlerweile gibt es dafür zum Glück wahnsinnig viele, tolle Tools. Sie erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit ungemein! Für die Kommunikation wird entweder noch ganz oldschool zur E-Mail oder dem Telefon gegriffen, aber auch Whatsapp und Chats erfreuen sich immer größerer Beliebtheit! Um sich trotzdem zu sehen, bieten sich verschiedene Videocall-Systeme wie z.B. Zoom, MS Teams oder Google Meet an. Hier gibt es dann auch Möglichkeiten, den Bildschirm zu teilen und Fortschritte gemeinsam durchzusprechen. Die Zusammenarbeit erleichtern einfache Projektmanagement-Tools wie z.B Asana, in welchem Aufgaben erstellt, zugewiesen, mit Fälligkeitsdatum versehen und unterteilt werden können. Asana hat auch eine Chatfunktion für den direkten Austausch. Zum Datenaustausch eignen sich gängige Cloud-Systeme wie Google Drive, Dropbox oä. So entfällt das lästige Hin- und Hersenden von E-Mails. Dateien werden einfach auf einem gemeinsamen Cloudspeicher hochgeladen und können direkt bearbeitet werden. Ich selbst arbeite am liebsten mit Dropboxordnern und Excel, so hab ich alles an einem Fleck. Wichtig ist bei allem, es einmal am Anfang der Zusammenarbeit durchzusprechen und festzulegen. Auch sowas wie Anrufzeiten oder Antwortspanne. Also, alles no problem!

Fragst du dich jetzt, ob sich eine virtuelle Assistenz für dich eignet?

Du warst nun lange Einzelunternehmer, doch jetzt merkst du, dass du Hilfe benötigst und es manchmal von Vorteil wäre, jemanden um Unterstützung bitten zu können. Aber für feste Mitarbeiter hast du entweder noch nicht die nötigen Mittel und Kapazitäten, keine Räumlichkeiten, keine regelmäßige Arbeit oder du möchtest die Verantwortung und Kosten, welche feste Mitarbeiter unweigerlich mit sich bringen, (noch) nicht tragen? Vielleicht helfen dir die folgenden Punkte, ob eine VA für dich in Frage kommt:

 ✔ ja, wenn

• du bewusst Solopreneur bist und
• keine fest angestellten Mitarbeiter  haben möchtest
• du trotzdem gerne Arbeit abgeben würdest und Austausch suchst
• du dir die Flexibilität unterschiedlicher VA’s zunutze machen möchtest
• du häufig Arbeitsspitzen hast und temporäre Entlastung suchst
• digital aufgestellt bist oder es werden möchtest

 ✖ nein, wenn

• du weiterhin alles mit Papier und Stift in einem Büro machen möchtest
• du lieber feste und gleichbleibende Mitarbeiter hast
• du nichts abgeben kannst
• du gerne den "Boss" spielst
• dir ein Arbeiten auf Augenhöhe mit gegenseitigem Respekt nicht wichtig ist

Das Unternehmerdenken ist ein weiteres, wichtiges Merkmal einer VA. Eine VA hat den Schritt gewagt, sich aus ihrer Komfortzone zu begeben. Sie denkt nicht mehr ausführend wie ein Angestellter, sondern ist selbst Unternehmer:in. Sie hatte den Mut, allen Risiken zum Trotz ein Gewerbe zu gründen, sich Gedanken zu sich und ihrem Branding zu machen, sich auf ein Tätigkeitsfeld und eine Kundengruppe festzulegen und sich in eine fremde Welt zu begeben um ihre Träume wahr zu machen. Unternehmertum ist Persönlichkeitsentwicklung, kein kleingeistiges Denken. Die meisten VA's fanden in ihrem Job nicht die Erfüllung, hatten den intensiven Wunsch, ihre Arbeit mehr mitbestimmen zu dürfen und nicht der Willkür und Laune des Arbeitgebers ausgesetzt zu sein. Umso wichtiger ist für eine VA nun die Zusammenarbeit mit Respekt und Anerkennung für die Leistung des anderen. Denn ohne Mitarbeiter kann kein Unternehmen wachsen.  Ohne Mitarbeiter und Unterstützung hat auch dein Tag nur 24 Stunden und die Kapazität ist begrenzt. Damit kommen wir zum letzten Punkt:

Mal angenommen, ich finde so eine virtuelle Assistenz. Was kostet mich das?

Jaaa, die liebe Frage nach dem Preis. Über Geld spricht man nicht? Ich schon. Ich liebe es offen über Geld zu reden! Denn wir verbinden mit Geld völlig falsche Glaubenssätze. Wir wollen es und brauchen es und doch sind die Gedanken daran schmutzig, reine Profitgier und irgendwie verwerflich. Also schweigen wir und betreiben so Lohn-Dumping, statt offen darüber zu reden und uns nicht gegenseitig zu unterbieten. Klassisches Mangeldenken eben. Denn du brauchst Geld genauso wie ich, wie jeder Unternehmer und auch jede VA. Das ist Fakt. Eine VA kostet, ja. Aber du bestimmst den Preis mit.

Über Portale buchen

Es gibt VA's auf Portalen, welche ziemlich günstig sind. Die Bearbeitung dort ist meist etwas unpersönlicher und kurzfristiger. Für manche VAs reicht das völlig aus, weil sie sich im kostengünstigen Ausland befinden. Beliebt sind hier Bali oder Mexiko. Nur weil dus günstig haben willst, bedenke bei dem Preis bitte, dass die VA davon auch noch eine Provision an das Portal abgeben muss.

Virtuelle Assistenzen mit eigenem Marketing

Den Portalen gegenüber stehen VA's, welche durch eigenes Marketing auf sich aufmerksam machen. Diese findest du entweder über Suchmaschinen und ihre Webseiten, in Social Media und sogar auf e*** Kleinanzeigen! Hier gibts VA's in jedem Preissegment, je nach Tätigkeit und Erfahrung. Neue VA's oder breit aufgestellte sind meiner Beobachtung nach etwas günstiger als absolute Spezialisten. Beratende Tätigkeiten sind natürlich teurer als Ausführende. Schließlich wird dir hier hart erarbeitetes Wissen weitergegeben und du kannst die Arbeit dann selbst übernehmen. Auch der Umfang der Arbeit kann eine Rolle spielen. Suchst du nur kurz eine VA, z.b. zur Textübersetzung oder -korrektur oder möchtest du jemanden, der dich langfristig immer wieder unterstützt? Beliebt ist darum die unterschiedliche Abrechnung auf Stunden- oder Pauschalbasis. Die Organisation eines Events oder Posten deiner Beiträge bietet sich z.B. als Paketpreis an. Hier hab ich dir zusammen gefasst, wie und wo du eine virtuelle Assistenz finden kannst -> zum Beitrag. Tatsache ist: Dein Unternehmen kann nur wachsen, wenn du investierst. Dein Tag hat nur 24 Stunden. Deine Möglichkeiten sind begrenzt. Gerade online ist es wichtig, sich sichtbar zu machen. Deine Einnahmen-generierenden Tätigkeiten bleiben solange liegen. Durch eine VA erkaufst du dir Zeit, kannst dein Unternehmen wachsen lassen und somit langfristig mehr Einnahmen generieren. Der große Vorteil dabei: du hast nicht unbedingt Fixkosten durch eine VA, denn die Arbeitsgestaltung ist völlig frei. Fragen? Schrei(b)!