Nummerierung und Inhaltsverzeichnis in Word erstellen, das auch wirklich funktioniert! Fehlerfrei und zuverlässig, mit meiner Anleitung.

Nummerierung und Inhaltsverzeichnis in Word erstellen – die ultimative Anleitung!

Autor: Nadin

7. April 2021

Wie du von Grund auf eine korrekte Nummerierung und ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellst

Mit meiner Anleitung schaffst du es die Nummerierung und ein Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen, das auch wirklich funktioniert! Fehlerfrei und zuverlässig, trust me!

Ja, ich war tatsächlich schon oft kurz davor, meinen Laptop zu packen und aus dem Fenster zu werfen! Erst zuletzt, als ich riesige Dokumente mit Inhaltsverzeichnis versehen wollte und sich bei jedem Öffnen neue Fehler eingeschlichen hatten.

Mal war die Nummerierung weg, dann sah ich nur schwarze Balken und ein andermal war die Nummerierung im Inhaltsverzeichnis doppelt.

Das brachte mich so weit, mich nach einer brauchbaren Alternative umzusehen. Was soll ich sagen? Ich habe einfach keine gefunden. Natürlich gibt es massenhaft Textverarbeitungsprogramme, aber so wie DAS MS Office Word ist eben keins. Was der Bauer nicht kennt…

Also habe ich nach Lösungen gesucht. Was habe ich gefunden? Sehr viele verschiedene Wege, aber jede hatte Fehlerpotential.

Ich hab schlussendlich die Lösung gefunden, wie ein Dokument von Grund auf aufgebaut werden muss. Erstmal klingt der Aufbau etwas verwirrend, wenn du die Regeln aber mal verstanden hast, ist es ganz einfach.

Anmerkung: Als Mac User erkläre ich das an Word für macOS. Das funktioniert natürlich auch für Windows, allerdings sind die Bezeichnungen dann ein wenig anders. Einfacher ist meines Erachtens die Bearbeitung mit macOS, nachdem ich einige Jahre mit beidem gearbeitet habe.

1 – So bereitest du deinen Text vor

Schreibe einen kleinen Teil deines Textes vor. Er sollte zumindest alle Überschriften-Ebenen und Fließtext enthalten. Ich finde es einfacher, während des Schreibens zu formatieren, andere machen das erst ganz zum Schluss.

Damit sich Inhaltsverzeichnis und Nummerierung automatisch erstellen, darfst du sie nicht von Hand vergeben. Lass es auch bleiben Überschriften einzeln fett oder größer zu machen. Das kommt alles noch.

2 – Einsatz Bereich Formatvorlagen

Gesamtansicht Word Formatierung

Wenn du einen kleinen Textausschnitt erstellt hast, bist du bereit für die Formatierung. Suche hierzu den Bereich Formatvorlagen (Bild) und öffne diesen. Du kannst hier auswählen, ob dir alle Formatvorlagen angezeigt werden sollen oder nur die im Dokument verwendeten. Hilfreich ist es auch, sich die Führungslinien (grün) einzublenden. Durch diese erkennst du immer, welche Formatvorlage je Satz aktiv ist. Du solltest für jede Formatierungsart eine Formatvorlage formatieren und dem Abschnitt zuweisen.

Dein Titel erhält die Formatvorlage Titel. Überschriften jeweils eine Überschriften-Ebene und der Fließtext ist meist Standard. Siehe Bild. Hier werden aktuell alle Formatvorlagen angezeigt, welche ich verwendet habe. Du kannst dir unten über Liste auch ALLE Formatvorlagen anzeigen lassen und diese anpassen. Es ist nicht nötig, eine neue zu erstellen.

Merke dir: ab sofort formatierst du nichts mehr einzeln über die Startleiste, sondern nur über die Formatvorlage. Ausnahme können einzelne Wörter sein, die du fett oder kursiv haben möchtest. Beschränke dich hier wirklich auf einzelne Wörter. Absätze und Überschriften formatierst du über die Formatvorlage.

Hierzu markierst du einfach deinen Absatz oder Überschrift und suchst dir dazu eine Formatvorlage aus, welche du anklickst. Diese kannst du nun beliebig

Formatierung Word

anpassen. Ich empfehle dir dich auf so wenige Formatvorlagen wie möglich zu beschränken. Suche dir die Formatvorlage für Standard- bzw. Fließtext und Überschrift 1-4 (je nachdem wie viele Unterüberschriften du verwenden willst), sowie Aufzählungszeichen und ändere diese ab. Das geht über „Rechtsklick“ auf die Vorlage und „ändern“.

Übrigens: Word hat bereits Überschrift 1-9 definiert. Du kannst also keine neue (zweite) Überschrift 1 anlegen, sondern nur die bestehende abändern. Solltest du trotzdem eine neue haben wollen, so musst du dieser einen anderen Namen vergeben und das auch bei der Nummerierung weiter unten beachten.

Im Bild hier formatiere ich meinen Fließtext, also „Standard“. Neben meinen Markierungen kannst du über den Button „Format“ links unten alle weiteren Einstellungen wie Tabstop, Absatz etc. formatieren. Lass hier nur die Finger von der Nummerierung. Dazu kommen wir als nächstes

Deinen Fließtext kannst du ziemlich frei anpassen, achte nur darauf, dich bei Überschriften auf Schriftart- und grad sowie Farbe zu beschränken. Einzüge und Textposition solltest du an dieser Stelle nicht vornehmen. Du vergibst hier auch keine Nummerierung oder sonst was, lass davon einfach die Finger.

Verwendest du eine Kopf- und Fußzeile, so kannst du für diese natürlich auch eine Vorlage anpassen. Wenn du aber automatisierte Daten für beides einrichtest, wirst du sie nicht mehr ändern müssen, somit empfinde ich den Aufwand hier als unnötig.

3 – Lass die Nummerierung erstellen

Deine Überschriften möchten nun auch eine Nummerierung haben. Die musst du erstellen lassen, damit dein Inhaltsverzeichnis darauf zugreifen kann. Falls du diese händisch geschrieben hast – lösch das. Das macht man nicht.

Du findest in deiner Startleiste unter Absatz die Listenformatvorlagen (grün). Diese öffnest du und klickst auf „neue Listenformatvorlage definieren“. Nun erstellst du deine Nummerierung, wie du sie haben möchtest.

Listenformatvorlage

Du kannst im ersten Fenster bereits Schrift, Farbe und Schriftgrad auswählen.

Listenformatvorlage formatieren

Gehe anschließend über Format auf die Nummerierung. Wähle hier die Nummerierung mit Überschriften.

Bearbeite im nächsten Fenster jede Ebene einzeln und ordne jeder Ebene die jeweilige Überschrift hinzu. Möchtest du einen Texteinzug haben, also die Position bestimmen, wann der Überschrifttext nach der Ziffer beginnen soll, so machst du auch das hier. Hier kannst du auch über Schriftart jede einzelne Nummer der Ebenen genau einstellen, z.B. wenn diese fett sein soll. Siehe Bild 1 für die Ebene 1 und Bild 2 für die Ebenen 2-9. Formatiere so viele Ebenen wie du brauchst.

Ebene 1 formatieren

 

Ebenen 2 9 formatieren

 

Merke dir: bei Überschriften änderst du in der Formatvorlage der Überschrift nur wirklich Textspezifische Attribute. Alles, was mit der Nummerierung zu tun hat oder durch diese beeinflusst wird, änderst du in der Listenformatvorlage.

Hast du alle Ebenen formatiert (es sollten so viele sein wie du Überschriften verwendest), klickst du deine Überschriften nacheinander an und ordnest ihnen die Listenformatvorlage zu. Natürlich musst du vorher die Überschrift als Überschrift formatiert haben – siehe Punkt 2.

Das sollte nun so aussehen:

Ergebnis Nummerierung

Ab sofort ist in der Startleiste auch die Nummerierung aktiv, obwohl du diese nicht bearbeitet hast. Diese wird über die Listenformatvorlage aktiviert. Allerdings bearbeitest du deine Nummerierung nicht über die Nummerierung, sondern die Listenformatvorlage. Wird dir eine Überschrift mit falscher Nummerierung dargestellt (z.B. als Überschrift 1, obwohl es eine Überschrift 2 ist), prüfe, ob die Formatvorlage korrekt zugeordnet ist. Das erkennst du auch ganz leicht anhand der Farben.

Hast du alle Schritte nacheinander durchgeführt und jeden Absatz formatiert ,solltest du jetzt eine korrekte Nummerierung sehen.

4 – Ein Inhaltsverzeichnis einfügen

Nachdem du deinen Text fertiggestellt hast, erstellst du über den Reiter „Referenzen“ und „benutzerdefiniert“ ein Inhaltsverzeichnis. Klicke hierzu entweder auf ein bereits vorgegebenes oder auf „von Vorlage“. Lege fest, wie viele Ebenen dein Inhaltsverzeichnis anzeigen soll. Ich empfehle maximal 3. Genauer formatieren wirst du das Inhaltsverzeichnis im nächsten Schritt. Es sollte nun zumindest in deinem Dokument erscheinen.

Inhaltsverzeichnis einfügen

Nun erscheinen in deinem Bereich Formatvorlagen automatisch die Vorlagen „Verzeichnis“. Falls nicht, suche diese über „Alle Vorlagen anzeigen“. Du kannst nun die Darstellung des Inhaltsverzeichnisses über diese Formatvorlagen frei anpassen. Klicke hierzu auf den kleinen Pfeil rechts in der Formatvorlage und dann auf Formatvorlage ändern.

Verzeichnisformatvorlage

Über Format – Absatz – Einzug kannst du z.B. angeben, wann deine Nummerierung starten soll.

Einzug

Über die Tabstopps gibst du die Textposition und Seitenzahlposition an. Setze hierzu 2 Tabstops und gebe beim zweiten ein Füllzeichen sowie „Ausrichtung rechts“ an, um eine rechtsbündige Seitenzahl mit Füllzeichen zu erhalten, falls das bei dir noch nicht der Fall sein sollte.

Tabstops

Spiel hier ein bisschen rum, bis du die für dich passende Darstellung gefunden hast. Ich zeige dir hier meine:

Formatiertes Inhaltsverzeichnis

Ein letzter Rechtsklick auf dein Inhaltsverzeichnis und „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ zeigt dir dein Endergebnis. Voilá!

5 –  Abschließende Zusammenfassung

Merke:

Bearbeite den reinen Text über den Bereich Formatvorlagen.

Bearbeite die Nummerierung und Einzüge über die Listenformatvorlage.

Bearbeite die Darstellung des Inhaltsverzeichnisses über Bereich Formatvorlagen „Verzeichnis 1-„.

 

Pro-Tipp:

  1. Erstelle dir Vorlagen für häufig benutzte Dokumente mit Platzhaltern und ändere dann immer nur den Text.
  2. Du möchtest deine Formatierungen in jedem neuen Dokument vorfinden? Gehe dazu unter Format auf Formatvorlagen. Hier findest du unter Organisieren dein aktuelles Dokument und die Normal.dotm. Das ist eine globale Datei für Word auf deinem Gerät, aus welcher du nichts löschen und diese nur Überschreiben solltest, wenn du dir deiner Änderungen wirklich sicher bist. Die Grundeinstellungen werden so nämlich überschrieben und ab sofort greift jedes neu erstellte Dokument darauf zu. Wenn das nicht funktionieren sollte, kannst du dir über die normal.dotm jede dort geänderte Formatvorlage in dein aktuelles Dokument ziehen. Das geht ganz einfach über kopieren, entweder vom Dokument in die normal.dotm oder andersrum. Beachte hierbei folgende Reihenfolge: Kopiere erst die Überschriften rein. Kopiere dann die Listenformatvorlage rein und lass diese die Überschriften überschreiben. Kopiere dann die Verzeichnisse rein. Natürlich auch alle anderen Formatvorlagen, die du immer haben möchtest.

 

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Autor: Nadin

7. April 2021

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