Als virtuelle Assistentin wäre ich aufgeschmissen ohne die richtigen Tools! Von Buchhaltung bis Bildbearbeitung und Datenaustausch… Jede virtuelle Assistentin hat ihre eigenen liebsten Tools, ohne die nichts laufen würde!
Hier findest du übrigens einen neuen Artikel über ALLE Tools, die ich 2024 verwende. Es lohnt sich trotzdem weiterzulesen, die meisten der Tools verwende ich immernoch genauso, es sind nur einige dazugekommen.
Das sind meine Favoriten:
Canva ist mit Sicherheit zurzeit das beliebteste Tool, um easy Grafiken zu erstellen. Canva ist intuitiv bedienbar, braucht keine lange Einarbeitungszeit und kann fast alles! Sogar Animationen und Videos kannst du damit erstellen. Für mich das absolute Must-have Tool für die Bildbearbeitung. Anfangs reicht auch die kostenfreie Version lange aus. Möchtest du auf die Pro-Funktionen und Arbeiten im Team zurückgreifen, kommst du um die Pro-Version nicht herum.
Affinity von Serif ist die günstige Alternative zu Photoshop und kann trotzdem fast alles. Es ist ähnlich aufgebaut, um den Umstieg zu erleichtern. Um Bilder zu bearbeiten, kleiner zu machen, retuschieren und designen ist es mein Tool der Wahl. Affinity gibt es in 3 Versionen: Photo, Designer und Publisher. Photo eignet sich hervorragend zum Bearbeiten von Photos. Der Designer ist für die Grafikerstellung gedacht und der Publisher zum Erstellen von Vorlagen, Magazinen, Workbooks, oä.
Mit einem Online-Business komme ich um Social Media wie Facebook und Instagram nicht herum. Um mir das Posten zu erleichtern, nutze ich das Facebook Creator Studio. Ich nehme mir einen Tag in 2 Wochen, an dem ich mehrere Posts erstelle. Im Creator Studio kann ich sie vorplanen und muss mich dann 2 Wochen nur noch ums liken und kommentieren kümmern. Das Posten übernimmt das Tool für mich. Super zeitsparend und kostenlos!
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Das Tool vom Hause Google kann extrem viel. Besitzt du eine Gmail-Adresse? Dann kannst du automatisch auf alle Funktionen zugreifen. Unternehmern empfehle ich einen Workspace-Account.
Google enthält nicht nur den Cloudspeicher Google Drive mit kostenfreien 15 GB, sondern auch Gmail, Google Calendar, Docs und Tabellen und vieles mehr!
Mit dem Download von Google Drive kannst du auch von deinem Desktop auf das Laufwerk zugreifen.
Für alles gibt es auch praktische Handy-Apps, um das Tool von überall aus verwenden zu können. Für mich als ortsunabhängig arbeitende virtuelle Assistentin superduper!
Dank des Google-Accounts kannst du dich auch bei Google Chrome anmelden. Darin werden zum Beispiel Passwörter gespeichert, Lesezeichen verwaltet, du kannst dich auf einzelnen Seiten schneller anmelden und Chrome-Extensions installieren.
Dropbox hat die Hauptaufgabe als Cloud-Plattform. Das Freigeben und Teilen von einzelnen Dateien funktioniert damit besonders reibungslos.
Du kannst
Alle Cloudspeicher lassen sich wie ein Laufwerk auf deinem Desktop integrieren. Du kannst also wie gewohnt weiterarbeiten, es wird aber kaum Speicherplatz beansprucht und deine Daten sind sicher in der Cloud.
Besonders gern habe ich die Scan-Funktion von Dropbox. Ich besitze keinen Scanner mehr und fotografiere alle meine Dokumente mit der Scan-Funktion ab. Der Scan wird dann automatisch in der Dropbox abgelegt und ich kann ihn vom Mac aus weiter bearbeiten. Die Qualität ist besser als die mancher billigen Scanner.
Ich bin seit Jahren an Word, Excel und Outlook gewöhnt und finde keinen Ersatz für Office365. Alle Office-Tools sind sehr umfangreich und für den einfachen Gebrauch zu überladen. Wenn du aber ein paar Funktionen besser kennst, willst du darauf nicht verzichten. Dank Office365 kannst du deine Dateien auch online von überall aus bearbeiten und mit anderen teilen.
Privat
Die privaten Pakete sind günstiger, enthalten aber nur die Basisanwendungen
Business
Mit den Business-Paketen kannst du eine E-Mail-Adresse erstellen, die über deine Domain läuft. Das hat den Vorteil, dass die Integration in Outlook um einiges einfacher ist als mit fremden Mailadressen.
Mit dabei ist ein Exchange-Account, der die Verbindung Outlook zu Smartphone und Browser-Anwendungen unterstützt.
In den Business-Versionen ist auch MS Teams dabei. Ein Projektmanagement Tool, das noch viel mehr kann! Videoanrufe, Chatrooms, Planner und die Integration vieler weiterer Apps. Super für virtuelle Assistentinnen wie mich, die alles in einem Tool haben wollen.
Ich liebe mein Macbook und iPhone über alles! Korrekt eingerichtet ist das Zusammenspiel einfach grandios und vereinfacht mir den Alltag extreeeem! Meine To Dos und Ideen sammel ich alle in der Notizen App von Apple und kann sie auf dem iPhone und MacBook abrufen.
Asana ist ein klasse Planungstool, das wie eine extrem abgespeckte Version von MS Teams aufgebaut ist.
Du kannst
Eine super Handy-App ist auch vorhanden! Wie immer – als virtuelle Assistentin sind für mich Tools mit Handy-App unverzichtbar!
Meine Website wird über All-Inkl* gehostet, mit WordPress betrieben und mit DIVI aufgebaut. Die meiner Meinung nach beste Kombi für eine moderne, flexibel anpassbare Website!
Kostenpunkt: Hosting – ca. 8 € pro Monat; DIVI – ca. 230 € einmalig.
Für meinen Newsletter nutze ich Active Campaign.
(Hier gehts übrigens zu meinen Dienstleistungen als virtuelle Assistentin: Webdesign & E-Mail-Marketing)
Budgetfreundliche Starterwebseiten
Schau dir die fertigen WordPress-Webseiten für Business Starter an!
Über Lastpass verwalte ich alle meine Passwörter. Als virtuelle Assistentin ein unverzichtbares Tool, da ich nicht nur meine, sondern auch die Daten meiner Kunden verwalte! Ich muss mir nur ein langes, kompliziertes Master-Passwort merken. Bei meinen fast 200 Passwörtern als virtuelle Assistentin ist dieses Tool wirklich unverzichtbar!
Du kannst
Lastpass hat eine Handy-App und eine Browser-Funktion. So erkennt es automatisch auf welcher Seite du dich befindest und schlägt dir das passende Passwort vor.
Aus der virtuellen Welt ist Zoom nicht mehr wegzudenken! Einfach installiert, schnell ein Benutzer angelegt, kostenfrei – los geht! Zoom ist das am weitesten verbreitete Tool für Videocalls.
Du kannst einen Termin erstellen und eine Person dazu einladen. So hat sie direkt den Link für den Zugang zum Meeting und ihr Termin wird geblockt (wenn korrekt eingestellt). Du erhältst auch eine persönliche Meeting ID, die du jederzeit mit Personen teilen kannst, um einen Videocall abzuhalten. Du kannst deinen Bildschirm teilen, hast einen Chat und kannst das Meeting aufzeichnen.
Selbst in der kostenfreien Version lassen sich Webinare abhalten. Für größere Veranstaltungen brauchst du die kostenpflichtige Version.
Ich kommuniziere mit Kunden schnell und unkompliziert über Messenger oder WhatsApp Business. Das lässt sich leicht mit einer zweiten Rufnummer verbinden und ist so vom privaten Account getrennt.
Die Verbindung des Unternehmer-Kontos Kontist* und der Buchhaltungssoftware Lexoffice. (In diesem Beitrag erfährst du, wieso ich das Kombiangebot nicht mehr buchen würde.)
Lexoffice erkennt Geldein- und Ausgänge auf Kontist automatisch und du musst deine hochgeladenen Belege nur noch zuweisen. Die Einkommens-Steuer wird in Kontist automatisch zur Seite gelegt, sodass du erkennst, wie viel von dem eingegangenen Geld dir wirklich zur Verfügung steht.
Rechnungen schreiben geht mit Lexoffice sowieso ganz schnell.
So ist Buchhaltung ganz einfach.
Das wars.
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Hi, ich bin Nadin und ich verhelfe Soloselbständigen zu ihrer Wohlfühl-sichtbarkeit mit Website und Newslettern.
Am liebsten arbeite ich dafür mit Divi und Active Campaign.
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Diese Tools haben sich bei mir über die letzten 3 Jahre bewährt und damit bist du auch in 2024 bestens gerüstet! Mein Motto ist: Keep it simple. Ich halte nichts von zigtausend verschiedenen Tools und Anbietern. Ich hab da so meine Palette an guten Tools, die ich...
Wenn du deinen ersten Kurs online verkaufen möchtest, stehst du vor einer Vielzahl an Möglichkeiten. Du hast die Auswahl zwischen reinen Kursplattformen, reinen Zahlungsanbietern, gemischten Plattformen und selbst erstellten Alternativen. Nun, vorab, es gibt nicht DIE...
Ich liebe Website Relaunches! Wieso? Weils schneller geht und einfacher ist. Was ist ein Website-Relaunch? Ein Relaunch heißt, es ist bereits eine Website da, welche neu aufgesetzt werden soll. Es handelt sich also nicht um die erste Website zu diesem Thema, sondern...