Ich hatte schon mehrmals kleine Stalking-Probleme und da ich großzügig auf Instagram, Youtube und sonstiges Apps vertreten bin und man mich super leicht findet, hatte ich schnell das Problem mit der Privatadresse im Impressum.

Was heißt ladungsfähige Adresse im Impressum?

Ladungsfähige Adresse im Impressum heißt, dass du über diese Adresse Briefe empfangen können musst. Sobald du als Unternehmer im Internet vertreten bist, egal ob Website oder Social Media, musst du ein Impressum mit ladungsfähiger Anschrift angeben.

Für mich waren es viele unruhige Tage, in denen ich mich sehr unwohl dabei gefühlt habe, unter meiner Privatadresse auffindbar zu sein.

Virtuelle Adressangebote, die mich enttäuscht haben

Also habe ich mich kurzerhand in der Umgebung umgehört und mir Angebote eingeholt. Da kam schnell die Ernüchterung: 60 € monatlich aufwärts für eine ADRESSE!

Eine Adresse, die ich wahrscheinlich nie brauchen werde. Denn alle Ämter und Kontakte haben meine richtige Adresse, nur für den anonymen Auftritt brauchte ich eine virtuelle Adresse.

In allen Angeboten waren ein eigener Briefkasten, Firmenschilder, Konferenzräume und Sekretariatsservice inklusive. Ich musste echt lachen… Mal ernsthaft, was soll ich damit? Ich arbeite mit meinem Laptop auf einer Bank und treff mich zu Gesprächen im Biergarten!

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Für welchen virtuellen Adressanbieter ich mich entschieden habe

Mein Impressum brauchte trotzdem eine Adresse. Eine, über die ich erreichbar bin, in der aber nicht meine echte Anschrift steht.

Bis ich endlich auf DAS Angebot gekommen bin (oder es mir geschickt wurde). 30 Minuten später war die Sache erledigt.

Wenn du auch eine Adresse brauchst, schau hier vorbei: Adress-Schutz.de

Ich bin begeistert von Preis/Leistung und kann endlich durchatmen, weil ich ein rechtssicheres Impressum habe!

Welche Fehler ich beim Start als virtuelle Assistentin gemacht habe:

(und du kannst sie vermeiden)

1. Ich hab meine Facebook-Seite, meinen Instagram-Account und meine Website VA-Nadin genannt. Im Mai 2022 musste ich dann alles überall ändern, weil ich von der VA weg bin. Da das so gut wie jede virtuelle Assistenz irgendwann macht, entscheide dich lieber gleich für einen neutralen Namen/Domain. Vorname-Nachname ist halt doch am flexibelsten.
2. Ich bin als Kleinunternehmer gestartet. Das heißt, ich muss keine Umsatzsteuer ausweisen, darf aber auch keine abführen. Das ist mega ärgerlich, da ich teilweise wirklich große Investitionen gemacht habe, von denen ich die MWSt nicht zurückbekomme. Besser: gleich mit der Regelbesteuerung starten. Hört sich kompliziert an, ist aber ziemlich simpel.
3. Ich hab zuerst mein Konto bei N26 eröffnet und bin dann für das DUO-Angebot zu Kontist in Kombi mit Lexoffice gewechselt. Das Angebot macht aber überhaupt keinen Sinn. Denn mit dem DUO kannst du weder deine Buchhaltung und Steuer über Kontist oder Lexoffice machen. Bei beiden brauchst du ein Upgrade. Nutz also entweder den vollen Buchhaltungsservice bei Kontist und verzichte auf Lexoffice oder hol dir das Free-Konto bei Kontist und nutz den L-Tarif bei Kontist. Für alles andere brauchst du sonst einen separaten Steuerberater. Wirklich, keine Ahnung bei welcher Flasche Wein die sich dieses Angebot ausgedacht haben (und trotz Nachfrage nicht verstehen wollen).
4. Ich habe mein MacBook gebraucht gekauft. Absoluter Schwachsinn. Ich war mir damals noch nicht sicher, ob ich wirklich starte und wollte sparen. Gespart hab ich maximal 400 €, die ich als Selbständige absetzen könnte und dann einen niegelnagelneuen Laptop hätte. Meiner ist zwar super, ich glaub trotzdem, dass Neu nochmal besser gewesen wäre. Es war ein limitierender Gedanke und mangelndes Selbstvertrauen, nix anderes.
5. Ich hatte zwar ein Beratungsgespräch beim Steuerberater, hab mir das dann aber nicht so genau zeigen lassen. Rechnungen schreiben, richtig buchen etc… Hab ein paar blöde Fehler gemacht und durfte viel nacharbeiten. Lieber gleich nach dem ersten Monat Selbständigkeit zeigen lassen.
6. Ich hab mich nicht direkt an Kunden getraut und hab mit 4 Testkunden gestartet. 3 davon haben mich über den Tisch gezogen. Habe weder die vereinbarte Bewertung noch eine Antwort nach Erfüllung meiner Aufgabe erhalten. So ist das in unserer Gesellschaft, Wert wird durch Geld definiert.
7. Ich hatte zuwenig Selbstvertrauen. Und hab es jetzt immernoch oft. Stärk dein Mindset! Umgib dich mit Menschen, die dich pushen.
8. Ich hab sehr schnell viele tolle Produkte entwickelt, kann mich selbst aber schlecht vermarkten (Glaubenssätze und so…). Fokussier dich lieber auf ein gutes Produkt und bewirb das.
9. Ich bin viel zu ungeduldig und möchte viel schneller vorankommen. Dadurch bremse ich mich oft selbst aus, statt den Fokus zu behalten.
10. Ich hab mir ein viel zu teures Coaching aufschwatzen lassen, dass absolut gegen meine Moral und Werte verstößt. Beschäftige dich lieber mit deiner Persönlichkeit und lerne, daraus zu verkaufen, statt auf €€€-Coaches zu hören. Ganz ehrlich? Du brauchst 1–2 wirklich gute Kurse oder Coachings, um deine Tätigkeit zu verfeinern und anbieten zu können. Mehr erstmal nicht.

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Was ich beim Start als virtuelle Assistentin richtig gemacht habe:

1. Ich hab mir Zeit gelassen. Hab mich lange vorbereitet und bin gut überlegt gestartet.
2. Ich hab mir vorher ein Polster angespart, so kann ich Flauten überstehen, ohne direkt in Panik zu geraten.
3. Ich hab immer auf mein Bauchgefühl gehört.
4. Hab mich treiben lassen, was ich gerne machen will und einiges ausprobiert. Ich hab meine Tätigkeit mich finden lassen und bin super glücklich damit.
5. Ich hab direkt gelernt, auch Nein zu sagen, wenn mir etwas keine Freude macht.
6. Ich hab meine Finanzen im Blick. In meiner gigantischen Excel-Liste kommen alle Business- und Privat-Einnahmen und Ausgaben rein. Hab die volle Kontrolle (und ich gebe deutlich zuviel Geld für Essen aus!)
7. Ich hab mich vorher schon lange mit Psychologie und beim Start intensiv mit Marketing beschäftigt. Denn ohne Marketing wirds auch schwer mit Aufträgen. Also musste Wissen und der Durchblick her!
8. Ich hab direkt die richtigen Kontakte geknüpft (oder eher: Sie haben mich gefunden).
9. Ich investiere viel Zeit in die Suchmaschinenoptimierung meiner Website, damit ich von Kunden gefunden werden kann.
10. Ich hab anfangs kaum jemandem von meinen Plänen erzählt. Denn die Limitierungen der Menschen um dich herum können sich so negativ auf dich auswirken, dass du dich nicht mehr traust, den Schritt in die Selbständigkeit zu gehen.
11. Ich hab erst später vielen Leuten davon erzählt, was ich mache und bin stolz auf mich. So kam ich an meine ersten Aufträge

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Was sind deine Fehler und positiven Erfahrungen beim Start als virtuelle Assistentin?

Suchst du noch nach einer Dienstleistung? Ich bilde virtuelle Assistenten in Webdesign mit DIVI aus. 1:1 und genau auf deine Bedürfnisse abgestimmt. Schau mal hier vorbei.

Eine Festanstellung in einem Team hat Vorzüge, klar. Aber für kleinere Jobs mit weniger Stunden oder wenn die Flexibilität gewahrt werden will, lohnt es sich, darüber nachzudenken, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten. Gerade für Einzelunternehmen oder Starter kommt das gelegen, ich kenne aber auch virtuelle Assistenzen, die dauerhaft mit z. B. Agenturen zusammenarbeiten. Arbeitsspitzen überbrücken oder frischen Wind reinbringen, sind nur 2 von mehreren Gründen.

Dank der Technik gibt es viele verschiedene Wege zur Zusammenarbeit. Kommunikation und Datenaustausch sind super einfach lösbar. Wenn du dich also dem Gedanken öffnest und bereit bist, einfach mal neue Wege auszuprobieren, wirst du merken, dass du nicht unbedingt eine physisch anwesende Person im Büro brauchst.

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Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: wie?

Ein paar Punkte müssen wir dann doch berücksichtigen.

Zuerst einmal: wofür brauchst du eine virtuelle Assistenz und welche Aufgaben kannst du abgeben?

Wie du eine virtuelle Assistenz finden kannst, kannst du hier nachlesen.

Grundlagen wie Kommunikation, Zugriffe und Datenaustausch müssen geklärt werden.

Bei der Wahl spielen die Aufgaben und die persönlichen Vorlieben eine Rolle. Auch beachten: manche Tools kosten oder sind weniger bekannt. Eine virtuelle Assistenz hat meist bereits ein paar wenige Tools, die sie am liebsten benutzt. Am besten fragst du sie einfach mal oder erteilst ihr Zugriffe auf dein Team. Erwarte hier bitte nicht, dass sich die VA in alle deine Tools einarbeitet und umsteigt – das ist bei der Vielzahl unterschiedlicher Kunden kaum möglich.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Kommunikation

Hier gibt es so unfassbar viele Tools und Möglichkeiten…

Wir unterscheiden mal zwischen Tools für die einfache Kommunikation und die, die etwas mehr können.

Vorab: tu dir und deiner virtuellen Assistenz den Gefallen und klärt die Kommunikation. Dazu gehören auch Anrufzeiten, Antwortzeiten und ob Anrufe gewünscht sind. Ich zum Beispiel bin vormittags nicht erreichbar und finde Anrufe meist störend. Eine kurze Nachricht, um einen Anruf auszumachen, ist dagegen kein Problem. Dafür bin ich auch spät abends noch erreichbar und helfe meinen Kunden auch, wenn sie um 22 Uhr feststecken.

Tools zur einfachen Kommunikation

Zoom

Klar, Spitzenreiter in Sachen Videocall. Einfach anzuwenden, kann ohne Installation im Browser genutzt werden. Audio- und Videocall möglich. Chat integriert. Bildschirm kann geteilt und mitbenutzt werden. Mega easy und super beliebt. Zoom ist auch mein Standard für Kennenlerngespräche, Entwurfspräsentationen und längere Abstimmungen.

Mail

Jaaa der Klassiker! Die Mail. Mit dem richtigen Anbieter und Verschlüsselung auch datenschutztechnisch noch am sichersten. So können auch Daten rübergeschickt werden. Für größere Datenmengen und den schnellen Austausch halt einfach weniger beliebt und umständlich.

WhatsApp, Messenger, Threema & Co.

Viele Assistenzen und Kunden wechseln auf einen der Anbieter. Der Austausch geht viel schneller, es kann mal schnell ein Foto gemacht werden, um was zu zeigen, die Nachrichten werden schneller gelesen und der Austausch ist einfach persönlicher. Außerdem bin ich riesen Fan von Sprachnachrichten…

Tools, die mehr können – Planung und Kommunikation

Slack, Asana, MS Teams, Trello

Alle diese Tools verfügen über eine Chatfunktion und die Möglichkeit, zu planen oder Dateien auszutauschen.

Vor allem Slack ist zur Kommunikation in Gruppen oder Projekten beliebt – ich persönlich mag es gar nicht.

Asana, Trello und Teams bieten die Möglichkeit, Projekte zu planen, Personen zuzuweisen und zu kommentieren. Das vereinfacht die Zusammenarbeit enorm, hilft Struktur zu geben und Verwirrungen zu vermeiden. Für spätere oder eingespielte Aufgaben reicht die Kommunikation darüber meistens aus. Mein Liebling ist Asana, da es kostenlos nutzbar ist, viele einzelne Projekte möglich sind und ich so meine Aufgaben super strukturieren kann. Viele arbeiten auch gerne mit Click up.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Datenaustausch

Dropbox, Google Drive & OneDrive

So gut wie jede virtuelle Assistenz hat ein Dropbox- und Google Konto. Wer eine gmail-Adresse oder einen Google Workspace Account hat, der hat auch Zugriff auf Google Drive. Diese Cloudspeicher haben den Vorteil, dass der Zugriff einzelner Ordner geteilt werden kann. So entfällt lästiges hin und her senden. Einfach eine Datei dort abspeichern und die VA hat Zugriff darauf. Super easy, super schnell und einfach. Vor allem für langfristige Zusammenarbeiten.

Lieblingspunkt: ich kann alle Anbieter wie ein eigenes Laufwerk auf meinen Mac integrieren und hab eine simple Arbeitsumgebung.

wetransfer

Über wetransfer können Daten hochgeladen und vom Empfänger runtergeladen werden. Das reicht völlig aus, wenn nur 1-2x was versendet werden muss.

Eigener Server

Ein eigener Server lohnt sich vor allem, wenn Daten besonders geschützt werden sollen. Die Daten haben dann keine Berührungspunkte mit US-Firmen wie Google oder Dropbox.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Zugriffe auf Tools

Je nachdem wofür du deine virtuelle Assistenz beauftragt braucht sie bestimmte Zugriffe.

Soll sie dein Facebook und Instagram bespielen? Dann macht die Aufnahme in dein Canva-Team und ein Zugang zu deinem Creator Studio Sinn.

Soll sie deine vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsschreibung übernehmen? Dann braucht sie einen Zugang zu deinem Buchhaltungstool.

Sie managed deine Mails? Dann lohnt es sich vielleicht, ein gemeinsames Postfach anzulegen, etwas wie info@. Das kann dann einfach im Mail-Client wie Outlook eingebunden werden oder ihr richtet eine Umleitung ein.

Soll sie dein WordPress mit bearbeiten? Dann braucht sie einen WordPress-Benutzer.

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Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Passwörter teilen

Wann immer möglich sollte deine VA einen eigenen User und Passwort bekommen. Passwörter können entweder direkt über ein Tool wie Lastpass sicher geteilt werden oder sie sollten auf 2 separaten Wegen mitgeteilt werden. Also einmal User und dann das Passwort.

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz: Einblick in deine Marke

Erzähl deiner virtuellen Assistenz vorab von deiner Marke, deiner Vision und deinen Zielen. So kann sie sich zum einen besser einfühlen und zum anderen könntest du noch von ihrem Wissen profitieren.

Denn jede virtuelle Assistenz macht auch ihr Marketing. Das heißt, sie beschäftigt sich viel mit Trends und sollte ziemlich up to date sein mit allem im Onlinemarketing. Wenn sie es selbst nicht weiß, dann kennt sie vielleicht jemanden. Sieh deine VA nicht nur als die Person, die jetzt eben mal kurz das abarbeitet, wofür du sie gebucht hast. Frag nach, sprich sie an, ob sie auch mehr machen möchte.

Tipps zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Klare Absprachen!

Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, alle Wege zu klären. Sieh das so: die VA arbeitet mit vielen verschiedenen Kunden zusammen, jeder hat seine Arbeitsweise. Auch wir legen uns unsere Arbeitsweise fest. Wenn du dir also ganz bestimmte wünschst oder etwas gar nicht magst, dann sprich das vorher durch.

Ganz klassisch fühlen sich viele Auftraggeber auch nicht verstanden oder sind mit dem Ergebnis nicht zufrieden. Was haben fast alle dieser Fälle gemeinsam? Es mangelte an klarer Kommunikation. Wenn du deine Wünsche nicht mitteilen kannst, kann sie die VA nicht erraten. Das gilt in der Liebe genauso wie im Beruf.

Hilfreich kann da für die virtuelle Assistenz sein, ein Kundenmerkblatt zu erstellen. Da werden dann im gemeinsamen Zoom alle Punkte durchgesprochen, festgehalten und abgelegt.

Ich lege mir auch für jeden Kunden eine Kartei in meiner Dropbox an und halte alle Unterlagen, Verträge und Absprachen darin fest. So hab ich alles auf einen Blick. Nach dem Erstgespräch versende ich auch eine Mail mit allen Punkten, die besprochen wurden, an meine Auftraggeber. So fasse ich alles nochmal zusammen und falls ich was falsch verstanden habe, kann mich der/die darauf hinweisen. Ich bitte immer um eine kurze Bestätigung.

Du als Kunde weist am besten, was deine virtuelle Assistenz für dich machen soll. Deine virtuelle Assistenz weiß vielleicht besser, wie sie das mit all ihren Kunden managed. Sprecht darüber. Teile ihr mit, was du dir vorstellst und was du brauchst. Sie wird dir die Möglichkeiten erklären und ihr könnt einen gemeinsamen Weg finden.

Dann noch daran halten, damit keine Unstimmigkeiten aufkommen und schon steht der Zusammenarbeit nichts im Weg!

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Virtuelle Assistenz finden: Welche Aufgaben kannst du abgeben?

Schreibe dir zuerst auf, welche Aufgaben Sinn ergeben, sie abzugeben. Häufig stellt sich in meinen Erstgesprächen mit Kunden heraus, dass sie noch gar nicht genau wissen, was sie abgeben sollen. Sie möchten Entlastung, wollen aber von der VA wissen, wie sie diese erreichen.

Das geht teilweise, aber jedes Business ist einzigartig. Deine Abläufe, deine Tätigkeiten. Bring zuerst Struktur rein und gehe dann gezielt auf die Suche nach einer VA für diese Aufgaben.

Führe Erstgespräche und frage die VA nach ihrem Vorgehen, ihren Kompetenzen und bei welchen Tätigkeiten sie dich noch unterstützen kann. Denn wir können viel mehr, als wir auflisten!

Virtuelle Assistenz finden: mögliche Aufgabengebiete

Wir VAs sind Multitalente. Wir können viel, haben bereits viel gemacht und vor allem: Wir sind Profis auf unserem Gebiet! Denn wir machen das täglich für verschiedenste Kunden. Das hat einen riesengroßen Vorteil gegenüber Festangestellten: Wir haben keinen Tunnelblick.

Mögliche Aufgabengebiete einer virtuellen Assistenz wären z. B.:

• Backoffice
• Social Media Management
• Contenterstellung
• Website-Erstellung (wie ich)
• Mitgliederbereiche & Shops erstellen
• Podcast-Service
• Büroorganisation
• Projektmanagament
• Datenschutz
• Texterstellung
• Korrektorat & Lektorat
• uvm

Die Möglichkeiten sind unendlich. Eine VA kann alles für dich übernehmen, was sich digital erledigen lässt. Die meisten stellen sich nischig und für eine bestimmte Zielgruppe auf. Auch du wirst hier fündig.

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Virtuelle Assistenz finden: über diese Wege findest du sie

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an eine passende virtuelle Assitenz zu kommen. Einige eignen sich für bestimmte Branchen besser als andere.

Portale für Freelancer / virtuelle Assistenten

Suchst du in deiner Suchmaschine nach einer VA, wirst du zuerst Anzeigen von Portalen finden, wie etwa va-finden.de, Strandschicht, mytalent, fiverr, ebuero, etc. Diese sind primär in Ordnung, wenn du einen einzelnen oder seltene Aufträge hast. Hier kannst du dich anmelden und schnell nach einer VA suchen, die genau das erledigt, was du für sie zu tun hast.

Vorteil:

• du findest schnell die passende VA für deine Tätigkeit.
• preiswert.
• fix gebucht.
• die Auslastung ist meist mit angegeben.

Nachteil:

• du kannst dir deine VA weniger nach Sympathie aussuchen.
• meist entsteht dadurch keine langfristige Zusammenarbeit.

Beachte bitte: Jede dort registrierte VA muss von ihren Einnahmen einen Teil Gebühren an das Portal abtreten.

Facebook-Gruppen sind ideal, um blitzschnell eine virtuelle Assistenz zu finden

Es gibt unzählige Facebook-Gruppen, in welchen Jobangebote und -gesuche gepostet werden.

Digitale Nomaden Jobs, virtuelle Assistenten Jobs, und wie sie alle heißen. Wenn du danach suchst, wirst du fündig.

Vorteil:

• Du kannst einen direkten Draht zur VA herstellen und hast durch das Profil auch gleich einen Einblick, ob die Sympathie passt.
• Du postest genau dein Angebot oder suchst dir genau die VA, die deine Aufgabenbereiche übernimmt.
• Es werden VAs Namen empfohlen.

Nachteil:

• In den Gruppen herrscht überwiegend Lohndumping.
• Du erhältst unheimlich viele Anfragen.
• Es kann sehr zeitaufwendig sein, die Jobgesuche durchzulesen.
• Es werden VAs empfohlen, was nicht heißt, dass sie für DICH gut sind. So erhält eine andere vielleicht keine Chance, die besser passen würde.
• Keine VA kann täglich alle Gruppen durchlesen. Dein Jobangebot könnte untergehen und dir entgeht genau DIESE eine VA, die ideal wäre.

Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen: Du wirst sofort viele Angebote erhalten und die wenigsten davon haben sich dein Gesuch gründlich durchgelesen. Am besten ist es also, selbst auf die Suche zu gehen. Dazu kommen wir gleich.

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Virtuelle Assistenz auf Ebay Kleinanzeigen finden

Der Vollständigkeit halber: VA’s sind zwar alle digital aufgestellt und kaum ortsgebunden, trotzdem erstellen wir Anzeigen bei Ebay Kleinanzeigen. Meist mit kurzer Beschreibung, einem Profilbild und sogar einem Portfolio. Es kann sich lohnen.

Instagram-, LinkedIn-, Pinterest &Facebook-Posts sind die Spielwiese der virtuellen Assistenz

Bei allen 3 kannst du gezielt nach virtuellen Assistenten und sogar nach exakt der Tätigkeit suchen.

Instagram, LinkedIn und Facebook haben den Vorteil, dass sich viele VA’s die Mühe machen und viel kostenlosen Content posten. Wir sitzen wöchentlich an unserem Laptop und kreieren Bildchen und Texte, damit du dich von unserem Know-How überzeugen kannst.

Dadurch kannst du viel besser beurteilen, ob die VA zu dir passt.

• Sprechen dich ihre Farben an?
• Ist ihr Content genau das, was dir an Wissen fehlt?
• Passen ihre Interessen zu deinen?

Dank den vielen Bildern und Texten kannst du eine gewisse Sympathie aufbauen, bevor du Kontakt zur VA aufnimmst.

Manche VA’s wirst du aber über die Suche nach „virtuelle Assistenz“ nicht finden. Ich verrate dir gleich, wieso.

Google & Co. – meine Empfehlung!

Suche direkt nach den Tätigkeiten, welche du abgeben möchtest. Wenn du z. B. nach einer VA für die Betreuung deiner Divi Website suchst, dann suche auch danach! Google bzw. Suchmaschinen haben den Vorteil, dass du direkt auf die Webseite oder den Blog einer VA gelangst.

So hast du einen Überblick darüber, mit wem du es zu tun hast, erhältst mehr Informationen, welche Services sie anbietet und meist auch noch was zu den Preisen.

Suchst du zum Beispiel eine VA – wie mich – für deine WordPress-Seite, dann sollte dich ihr Webdesign überzeugen. Ansonsten achte auf den Inhalt und ob du dich von der Seite und den Leistungen angesprochen fühlst.

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Virtuelle Assistenz finden: so findest du DEINE!

Der Trick, wenn du dir eine langfristige Unterstützung an deiner Seite wünschst, ist: suche nicht nach einer VA, sondern nach der Tätigkeit.

Mach dir klar, wobei du Unterstützung brauchst.

Das kann etwas sein, dass du bisher selbst gemacht hast, dass aber enorm viel Zeit in Anspruch nimmt. Oder etwas, dass du gar nicht kannst, nicht lernen willst und auch keine Zeit dafür hast. Eine VA soll dir dabei helfen, dein Onlinebusiness wachsen zu lassen, indem sie dir Zeit und/oder Wissen mitbringt.

Viele VA’s nennen sich sehr schnell nicht mehr virtuelle Assistenz, sondern verwenden ihre Spezialisierung als Markennamen. Dann stehen deine Chancen schlecht, unter dem Begriff eine passende VA zu finden, obwohl „Büroservice XYZ“ vielleicht genau das richtige für dich wäre!

Suche also nach der Tätigkeit. Überlege dir wofür, wie oft und wie lange du deine VA haben möchtest. Welches Verhältnis wollt ihr zueinander aufbauen? Dann suche dir eine meiner genannten Plattformen aus und suche dort nach DEINER VA. Vereinbare ein Beratungsgespräch und – ganz wichtig – hör aufs Bauchgefühl.

Tipp zum Schluss:

Gerade bei einer langfristigen Zusammenarbeit muss die Energie stimmen. Ich bearbeite mit meinen Kunden gerne zuerst einen kleinen Probeauftrag, also ein festgelegtes Projekt. Wenn das gut läuft, geht die Zusammenarbeit wie von allein weiter! Du willst mehr dazu? Klick hier.

Fragen? Schrei(b)!

Hier findest du übrigens einen neuen Artikel über ALLE Tools, die ich 2024 verwende. Es lohnt sich trotzdem weiterzulesen, die meisten der Tools verwende ich immernoch genauso, es sind nur einige dazugekommen.

Das sind meine Favoriten:

Kreative Tools für virtuelle Assistenten

Bildbearbeitung

Canva

Canva ist mit Sicherheit zurzeit das beliebteste Tool, um easy Grafiken zu erstellen. Canva ist intuitiv bedienbar, braucht keine lange Einarbeitungszeit und kann fast alles! Sogar Animationen und Videos kannst du damit erstellen. Für mich das absolute Must-have Tool für die Bildbearbeitung. Anfangs reicht auch die kostenfreie Version lange aus. Möchtest du auf die Pro-Funktionen und Arbeiten im Team zurückgreifen, kommst du um die Pro-Version nicht herum.

• Kostenpunkt: kostenfrei. Pro-Version etwa 11 € pro Monat.

Affinity

Affinity von Serif ist die günstige Alternative zu Photoshop und kann trotzdem fast alles. Es ist ähnlich aufgebaut, um den Umstieg zu erleichtern. Um Bilder zu bearbeiten, kleiner zu machen, retuschieren und designen ist es mein Tool der Wahl. Affinity gibt es in 3 Versionen: Photo, Designer und Publisher. Photo eignet sich hervorragend zum Bearbeiten von Photos. Der Designer ist für die Grafikerstellung gedacht und der Publisher zum Erstellen von Vorlagen, Magazinen, Workbooks, oä.

• Kostenpunkt: etwa 55 € einmalig.

Social Media

Facebook Creator Studio

Mit einem Online-Business komme ich um Social Media wie Facebook und Instagram nicht herum. Um mir das Posten zu erleichtern, nutze ich das Facebook Creator Studio. Ich nehme mir einen Tag in 2 Wochen, an dem ich mehrere Posts erstelle. Im Creator Studio kann ich sie vorplanen und muss mich dann 2 Wochen nur noch ums liken und kommentieren kümmern. Das Posten übernimmt das Tool für mich. Super zeitsparend und kostenlos!

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Tools für Verwaltung und Austausch als virtuelle Assistentin

Cloud, Mail & More

Google-Konto

Das Tool vom Hause Google kann extrem viel. Besitzt du eine Gmail-Adresse? Dann kannst du automatisch auf alle Funktionen zugreifen. Unternehmern empfehle ich einen Workspace-Account.

Google enthält nicht nur den Cloudspeicher Google Drive mit kostenfreien 15 GB, sondern auch Gmail, Google Calendar, Docs und Tabellen und vieles mehr!

Mit dem Download von Google Drive kannst du auch von deinem Desktop auf das Laufwerk zugreifen.

Für alles gibt es auch praktische Handy-Apps, um das Tool von überall aus verwenden zu können. Für mich als ortsunabhängig arbeitende virtuelle Assistentin superduper!

Google Chrome

Dank des Google-Accounts kannst du dich auch bei Google Chrome anmelden. Darin werden zum Beispiel Passwörter gespeichert, Lesezeichen verwaltet, du kannst dich auf einzelnen Seiten schneller anmelden und Chrome-Extensions installieren.

• Kostenpunkt: kostenfrei, Workspace ab 5 € pro Monat.

Dropbox

Dropbox hat die Hauptaufgabe als Cloud-Plattform. Das Freigeben und Teilen von einzelnen Dateien funktioniert damit besonders reibungslos.

Du kannst

• einen Link einer Datei oder eines Ordners generieren
• einen Ordner für eine Person per Mail-Einladung freigeben
• Dateien zum Transfer bereitstellen

Alle Cloudspeicher lassen sich wie ein Laufwerk auf deinem Desktop integrieren. Du kannst also wie gewohnt weiterarbeiten, es wird aber kaum Speicherplatz beansprucht und deine Daten sind sicher in der Cloud.

Besonders gern habe ich die Scan-Funktion von Dropbox. Ich besitze keinen Scanner mehr und fotografiere alle meine Dokumente mit der Scan-Funktion ab. Der Scan wird dann automatisch in der Dropbox abgelegt und ich kann ihn vom Mac aus weiter bearbeiten. Die Qualität ist besser als die mancher billigen Scanner.

• Kostenpunkt: Kostenfrei bis 2 GB. Plusversion ab 10 € / Monat mit 2 TB, Businessversion ab 17 € / Monat.

MS Office

Ich bin seit Jahren an Word, Excel und Outlook gewöhnt und finde keinen Ersatz für Office365. Alle Office-Tools sind sehr umfangreich und für den einfachen Gebrauch zu überladen. Wenn du aber ein paar Funktionen besser kennst, willst du darauf nicht verzichten. Dank Office365 kannst du deine Dateien auch online von überall aus bearbeiten und mit anderen teilen.

Privat

Die privaten Pakete sind günstiger, enthalten aber nur die Basisanwendungen

• Word: Erstellen von Wort-Dokumenten
• Excel: Erstellen von Zahlen-Tabellen und Auswertungen
• PowerPoint: Erstellen von Präsentationen
• OneDrive: Cloudspeicher
• Outlook: Verwalten von Mails, Kalender und Kontakten
• Notes: Erstellen von Notizen

Business

Mit den Business-Paketen kannst du eine E-Mail-Adresse erstellen, die über deine Domain läuft. Das hat den Vorteil, dass die Integration in Outlook um einiges einfacher ist als mit fremden Mailadressen.

Mit dabei ist ein Exchange-Account, der die Verbindung Outlook zu Smartphone und Browser-Anwendungen unterstützt.

In den Business-Versionen ist auch MS Teams dabei. Ein Projektmanagement Tool, das noch viel mehr kann! Videoanrufe, Chatrooms, Planner und die Integration vieler weiterer Apps. Super für virtuelle Assistentinnen wie mich, die alles in einem Tool haben wollen.

• Kostenpunkt: Privat ab ca. 70 € /Jahr, Business ab 8 € / Monat. Wobei ich die reine Online-Version des günstigsten Business-Paketes nicht empfehle.

Tools für Projektmanagement und Zusammenarbeit

Apple Notizen

Ich liebe mein Macbook und iPhone über alles! Korrekt eingerichtet ist das Zusammenspiel einfach grandios und vereinfacht mir den Alltag extreeeem! Meine To Dos und Ideen sammel ich alle in der Notizen App von Apple und kann sie auf dem iPhone und MacBook abrufen.

• Kostenpunkt: Kostenfrei

Asana

Asana ist ein klasse Planungstool, das wie eine extrem abgespeckte Version von MS Teams aufgebaut ist.

Du kannst

• Aufgaben anlegen
• Unteraufgaben erstellen
• Notizen dazu machen
• Fälligkeitsdatum hinterlegen
• Aufgaben Personen zuweisen
• Personen zu Plänen oder ganzen Aufgaben-Bereichen einladen
• Chatten

Eine super Handy-App ist auch vorhanden! Wie immer – als virtuelle Assistentin sind für mich Tools mit Handy-App unverzichtbar!

• Kostenpunkt: kostenfrei, die Pro-Version beginnt ab 11 € / Monat.

Marketingtools als virtuelle Assistentin

Die Website

Meine Website wird über All-Inkl* gehostet, mit WordPress betrieben und mit DIVI aufgebaut. Die meiner Meinung nach beste Kombi für eine moderne, flexibel anpassbare Website!

Kostenpunkt: Hosting – ca. 8 € pro Monat; DIVI – ca. 230 € einmalig.

Das E-Mail Marketing

Für meinen Newsletter nutze ich Active Campaign.

• Kostenpunkt: ab ca. 90 € pro Jahr.

(Hier gehts übrigens zu meinen Dienstleistungen als virtuelle Assistentin: Webdesign & E-Mail-Marketing)

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Passwortverwaltung – das Must-have-Tool als virtuelle Assistentin

LastPass

Über Lastpass verwalte ich alle meine Passwörter. Als virtuelle Assistentin ein unverzichtbares Tool, da ich nicht nur meine, sondern auch die Daten meiner Kunden verwalte! Ich muss mir nur ein langes, kompliziertes Master-Passwort merken. Bei meinen fast 200 Passwörtern als virtuelle Assistentin ist dieses Tool wirklich unverzichtbar!

Du kannst

• Ordner und Unterordner erstellen
• zwischen Passwörter, Notizen und Kontodaten unterscheiden
• Passwörter mit anderen Nutzern sicher teilen
• Passwörter generieren

Lastpass hat eine Handy-App und eine Browser-Funktion. So erkennt es automatisch auf welcher Seite du dich befindest und schlägt dir das passende Passwort vor.

• Kostenpunkt: auf einem Gerät kostenfrei nutzbar, für weitere Geräte 3 € / Monat.

Kommunikationstools für virtuelle Assistenten

Zoom

Aus der virtuellen Welt ist Zoom nicht mehr wegzudenken! Einfach installiert, schnell ein Benutzer angelegt, kostenfrei – los geht! Zoom ist das am weitesten verbreitete Tool für Videocalls.

Du kannst einen Termin erstellen und eine Person dazu einladen. So hat sie direkt den Link für den Zugang zum Meeting und ihr Termin wird geblockt (wenn korrekt eingestellt). Du erhältst auch eine persönliche Meeting ID, die du jederzeit mit Personen teilen kannst, um einen Videocall abzuhalten. Du kannst deinen Bildschirm teilen, hast einen Chat und kannst das Meeting aufzeichnen.

Selbst in der kostenfreien Version lassen sich Webinare abhalten. Für größere Veranstaltungen brauchst du die kostenpflichtige Version.

• Kostenpunkt: Basisversion kostenfrei, kleinste Version ab ca. 130 € / Jahr.

WhatsApp Business

Ich kommuniziere mit Kunden schnell und unkompliziert über Messenger oder WhatsApp Business. Das lässt sich leicht mit einer zweiten Rufnummer verbinden und ist so vom privaten Account getrennt.

• Kostenpunkt: Kostenfrei.

Buchhaltungstool als selbständige, virtuelle Assistenz

Kontist & Lexoffice

Die Verbindung des Unternehmer-Kontos Kontist* und der Buchhaltungssoftware Lexoffice. (In diesem Beitrag erfährst du, wieso ich das Kombiangebot nicht mehr buchen würde.)

Lexoffice erkennt Geldein- und Ausgänge auf Kontist automatisch und du musst deine hochgeladenen Belege nur noch zuweisen. Die Einkommens-Steuer wird in Kontist automatisch zur Seite gelegt, sodass du erkennst, wie viel von dem eingegangenen Geld dir wirklich zur Verfügung steht.

Rechnungen schreiben geht mit Lexoffice sowieso ganz schnell.

So ist Buchhaltung ganz einfach.

• Kostenpunkt: etwa 12 € für die Kombination (nicht zu empfehlen, buche lieber einzeln).

Das wars.

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Was ist die virtuelle Assistenz?

Den Begriff Virtuelle Assistenz kannte ich bis 2020 selbst noch nicht. Natürlich wusste ich, dass es viele Möglichkeiten gibt, online zu arbeiten. Bzw. ich hab damals ziemlich lange nach verschiedenen Möglichkeiten gesucht, online Geld zu verdienen. Was die virtuelle Assistenz ist –  darüber bin ich erst ziemlich spät gestolpert.

Ich war lange Assistentin, die es gewohnt war, morgens müde ins Büro zu fahren und dort ihren Job zu erledigen. So wie die meisten eben – 9-5.

Als virtuelle Assistenz online arbeiten?

Es war für mich schwer vorstellbar, seriös online Geld zu verdienen. Ohne Networkmarketing, Krypto oder YouTube, sondern handwerklich mit meinem Wissen und Können. Als ich dann verstanden habe, was eine virtuelle Assistenz macht, war für mich klar – das will ich auch! Es war genau das, was ich schon machte, nur eben online und selbständig! Sozusagen eine Online-Aushilfe für jeden, der gerade Bedarf hat. Einzige Voraussetzung: es muss virtuell zu bearbeiten sein. Und das ist mittlerweile in so vielen Berufen möglich.

Bei Onlinearbeit denken auch heute viele noch an digitale Nomaden, faul am Strand rumliegen und passiv Geld verdienen. Na, zumindest mir ging das so. Genau mit diesem Mythos räumen wir nun auf. Virtuelle Assistenzen können auch digitale Nomaden sein. Denn die VA ist nur ein Überbegriff für eine Gruppe, online arbeitender Menschen. Sagt aber noch nichts darüber aus, was genau die jeweilige virtuelle Assistenz anbietet. Digitale Nomaden arbeiten also sehr wohl. Nur eben ein bisschen angenehmer. Sie haben begriffen, dass es auch anders geht als 9to5 ohne Lebensqualität.

Fakt ist: die Welt ist im Wandel und seit 2020 ist Homeoffice plötzlich für fast jeden möglich. Nun sitzen ganz viele VA’s am heimischen Schreibtisch, eben als Festangestellte. Virtuelle Assistenzen gelangen in das Bewusstsein der Menschen und gerade Einzelunternehmer/innen, welche dringend Unterstützung benötigen, sich jedoch gegen feste Mitarbeiter entscheiden, empfangen VA’s mit offenen Armen!

Der Begriff kam übrigens aus den USA zu uns. Dort als Virtual Assistant geboren haben auch wir in DACH mittlerweile viele virtuelle Assistenten und Assistentinnen.

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Was unterscheidet die virtuelle Assistenz von anderen Onlineunternehmern?

Eines haben alle virtuellen Assistenzen gemeinsam: sie sind Selbständig.

Sie haben sich bewusst für ein Leben ohne Festanstellung entschieden, sich eine oder mehrere Tätigkeiten herausgesucht, die sie gerne machen und sich die benötigten Fähigkeiten angeeignet. Während Texter und Künstler als Freiberufler arbeiten können, müssen die meisten VAs ein Gewerbe anmelden.

Virtuelle Assistenzen erledigen Arbeiten für mehrere Kunden, so dass ihr Angebot weniger breit gefächert, dafür meist qualitativ hochwertig ist. Hier ein Vergleich zu meiner Festanstellung: ich hab damals ein fixes Gehalt bekommen, dafür unfassbar viele Tätigkeiten gemacht ohne tieferes Wissen. Jetzt im Nachhinein betrachtet, wären viele meiner Arbeiten sicher besser geworden, wenn sie von jemandem erledigt worden wäre, der wirklich Ahnung davon hatte.

Darum sind virtuelle Assistenzen immer Up-to-date auf ihrem Spezialgebiet. Wir haben weniger die Gefahr des „Tunnelblicks“, weil wir durch verschiedene Kunden, Weiterbildungen und Kollegen immer neuen Input bekommen. Wobei ich natürlich sagen muss: es gibt gute und schlechte VAs, so wie überall.

Ein riesen Vorteil natürlich, gerade für Onlineunternehmen: VA’s kennen die Onlinewelt. Diese tickt einfach nochmal ganz ganz arg anders als das klassische Unternehmertum. Es ist einfach etwas völlig anderes mit völlig anderen Menschen, Begriffen, Möglichkeiten und Wissen. Aber: hier ist die Zukunft.

Was sind die Beweggründe, virtuelle Assistenz zu werden?

Hier gibts echt viele. Von Schicksalsschlägen über Arbeitslosigkeit, Zufall oder bewusste Entscheidung.

Die entscheidensten:

Selbständigkeit – VA’s möchten das ganz bewusst.

Hinter der Selbständigkeit verbirgt sich etwas, das virtuelle Assistenzen alle gemeinsam haben: wir lieben abwechslungsreiches, selbstbestimmtes Arbeiten. Wir haben fast alle ein gutes Organisationstalent, arbeiten lieber für uns und können so auch mal nein sagen. Denn ein ein Nein zum Kunden ist nicht direkt ein Verlust des Jobs. Es ist ein neues Gefühl der Freiheit.

So können wir entscheiden, mit wem wir zusammenarbeiten möchten.

Die meisten VA’s zeichnen einige Gemeinsamkeiten aus:

• Sie sind sehr bewusste Menschen oder auf dem Weg dorthin und möchten sich aussuchen, mit wem sie ihren Tag verbringen.
• Sie sind meist Scannerpersönlichkeiten und möchten sich kreativ und wissenstechnisch ausleben.
• Vielen Menschen (vor allem Hochsensiblen oder sehr introvertierten) fällt der Alltag im – meist sehr unbewussten – Büroalltag schwer.
• Wir haben genug von stumpfsinnige Anforderungen, Hierarchien und – gerade bei Frauen – fehlender Anerkennung! Denn Emanzipation und Gleichbereichtigung sind noch lange nicht in die Köpfe aller Männer eingedrungen.
• Für Mütter ist es so möglich, Arbeit und Kinder unter einen Hut zu bekommen.
• Viele von uns lieben ortsunabhäniges Arbeiten.

All das ist mit Online-Arbeiten als virtuelle Assistenz tatsächlich möglich und wird von vielen tausenden Menschen erfolgreich umgesetzt. Während es für andere wie ein weit entfernter Traum klingt, haben VA’s einen entscheidenden Schritt getan: sie haben es in die Tat umgesetzt. Sie genießen einen guten Ruf und Anerkennung, sind als Spezialisten geschätzt und es gibt keine Hierarchien. Stattdessen gilt vorherrschend das vertrauensvolle „Du“ und ein harmonischer Umgang. Denn im Online-Business haben alle etwas gemeinsam: Sie hatten einen Wunsch und viel Mut (Ausnahmen bestätigen die Regel – your business, your rules).

Zudem haben Sie Spaß an der Arbeit! Das darf nämlich erlaubt sein.

Hier gilt: Die Arbeit in das Leben zu integrieren, statt das Leben um die Arbeit zu formen.

Was macht denn nun eine virtuelle Assistenz?

Grundsätzlich das, was du von ihr brauchst. Es gibt für jede Tätigkeit eine VA. Sei es deine vorbereitende Buchhaltung, rund um die Webseite, Kommunikation, Social-Media, Podcast-Service, Rechnungen schreiben, Angebote einholen, Bürozubehör bestellen, Bilder und Videos bearbeiten… Ich könnte diese Liste ewig fortführen!

Es gibt VA’s die nur eine einzige Tätigkeit anbieten. Diese aber zur Perfektion beherrschen! Andere mögen lieber die Abwechslung und sind breiter aufgestellt.

Schauen wir uns doch drei – von vielen – Möglichkeiten genauer an:

Webseite

• Unterstützung bei technischen Anforderungen rund um Host und Domain
• Erstellen von Webseiten oder redesign einer vorhandenen Website
• Blogbeiträge schreiben und einpflegen
• Suchmaschinenoptimierung
• Technische Betreuung von Webseiten
• dauerhafte Website-Bearbeitung
• Erstellen von Shopsystemen oder Kursplattformen
• uvm

Meine Leistung: Webdesign & Website

E-Mail-Marketing

• Newslettertools einrichten (Datenschutzkonform und hübsch)
• Formulare auf der Website einbinden und pflegen
• Vorlagen erstellen
• Newsletter schreiben und einplanen
• Auswertungen vornehmen
• Automationen erstellen
• Lead-Magneten ausspielen
• Launchmails einrichten und einplanen
• uvm.

Meine Leistung: E-Mail-Marketing

Social-Media-Management

• Contentstrategie
• Hashtag-Recherche
• Zielgruppe definieren
• Grafiken erstellen
• Texte verfassen
• Interaktionen mit anderen Konten
• Planen
• Posten
• Nachrichten in Social Media beantworten
• Kommentare in Social Media beantworten
• Gruppenbetreuung in Social Media

Allein diese Bereiche sind sehr umfangreich und nehmen viel Zeit in Anspruch. Zeit, in der aktiv kein Geld verdient wird. Was ich selbst feststellen musste: am meisten kostet es Energie. Sich als Selbständige/r mit allem und jedem Bereich auseinanderzusetzen und auszukennen, raubt unfassbar viel Energie. Hier hilft es enorm, Teile auszulagern und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich gut gelingt.

VA’s betreuen entweder einen ganzen Bereich oder einige, bereits sehr umfangreiche Unterkategorien dafür. So gibt es Spezialisten für die Website-Erstellung, welche für SEO, welche für das Branding & Grafik und einige wenige, die alles zusammen anbieten. Am schönsten ist es, sich mit anderen zusammen zu tun und so ganze Dienstleistungspakete anzubieten, während jeder bei seinen Stärken bleibt.

Übrigens: über den Preis bestimmt der Kunde häufig auch die Qualität der Arbeit 😉

Wie profitierst du von einer Virtuellen Assistenz?

Eine VA ist

• effizient: du bezahlst Sie nur, wenn du sie tatsächlich benötigst und nur für die ausgeführte Arbeit, ohne dauerhafte Verpflichtung.
• flexibel: die meisten VA’s kann man auch kurzfristig buchen, wenn es mal ganz arg brennt und unbedingt noch etwas fertig werden muss.
• lernwillig: VA’s zeichnen sich dadurch aus, sich den Wünschen unterschiedlicher Kunden schnell anpassen zu können und immer neues dazuzulernen.
• fördernd: durch ihre Arbeit mit unterschiedlichen Kunden gelangt die VA stetig an neues Wissen, welches sie auch bei dir mit einbringen kann. Zudem verfügen VA’s über ein gutes Netzwerk untereinander, um schnell an neue Lösungen zu gelangen. Somit sorgt sie durch ihr dauerhaftes learning auch für das Wachstum und den Fortschritt deines Unternehmens.
• motiviert: ich kann mir durchaus vorstellen, dass viele VA’s ihre Arbeit um einiges bereitwilliger und mit mehr Spaß an der Sache erledigen, als ein Angestellter, welcher sich seit Jahren gefangen in seinem Job fühlt, weil ihm der Mut fehlt, diesen zu wechseln.

Für eine VA bezahlst du nur das, was auf der Rechnung steht. Ihre Versicherungen bezahlt diese selbst. Es kommen als keine weiteren Kosten über das Brutto hinaus auf dich zu.

Möglicher Stolperstein: Kommunikation mit der virtuellen Assistenz

Gerade Online ist die Kommunikation das A und O.

Mittlerweile gibt es dafür zum Glück wahnsinnig viele, tolle Tools. Sie erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit ungemein!

Für die Kommunikation wird entweder noch ganz oldschool zur E-Mail oder dem Telefon gegriffen, aber auch Whatsapp und Chats erfreuen sich immer größerer Beliebtheit!

Um sich trotzdem zu sehen, bieten sich verschiedene Videocall-Systeme wie z.B. Zoom, MS Teams oder Google Meet an. Hier gibt es dann auch Möglichkeiten, den Bildschirm zu teilen und Fortschritte gemeinsam durchzusprechen.

Die Zusammenarbeit erleichtern einfache Projektmanagement-Tools wie z.B Asana, in welchem Aufgaben erstellt, zugewiesen, mit Fälligkeitsdatum versehen und unterteilt werden können. Asana hat auch eine Chatfunktion für den direkten Austausch.

Zum Datenaustausch eignen sich gängige Cloud-Systeme wie Google Drive, Dropbox oä. So entfällt das lästige Hin- und Hersenden von E-Mails. Dateien werden einfach auf einem gemeinsamen Cloudspeicher hochgeladen und können direkt bearbeitet werden.

Ich selbst arbeite am liebsten mit Dropboxordnern und Excel, so hab ich alles an einem Fleck. Wichtig ist bei allem, es einmal am Anfang der Zusammenarbeit durchzusprechen und festzulegen. Auch sowas wie Anrufzeiten oder Antwortspanne.

Also, alles no problem!

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Fragst du dich jetzt, ob sich eine virtuelle Assistenz für dich eignet?

Du warst nun lange Einzelunternehmer, doch jetzt merkst du, dass du Hilfe benötigst und es manchmal von Vorteil wäre, jemanden um Unterstützung bitten zu können. Aber für feste Mitarbeiter hast du entweder noch nicht die nötigen Mittel und Kapazitäten, keine Räumlichkeiten, keine regelmäßige Arbeit oder du möchtest die Verantwortung und Kosten, welche feste Mitarbeiter unweigerlich mit sich bringen, (noch) nicht tragen? Vielleicht helfen dir die folgenden Punkte, ob eine VA für dich in Frage kommt:

 ✔ ja, wenn

• du bewusst Solopreneur bist und
• keine fest angestellten Mitarbeiter  haben möchtest
• du trotzdem gerne Arbeit abgeben würdest und Austausch suchst
• du dir die Flexibilität unterschiedlicher VA’s zunutze machen möchtest
• du häufig Arbeitsspitzen hast und temporäre Entlastung suchst
• digital aufgestellt bist oder es werden möchtest

 ✖ nein, wenn

• du weiterhin alles mit Papier und Stift in einem Büro machen möchtest
• du lieber feste und gleichbleibende Mitarbeiter hast
• du nichts abgeben kannst
• du gerne den „Boss“ spielst
• dir ein Arbeiten auf Augenhöhe mit gegenseitigem Respekt nicht wichtig ist

Das Unternehmerdenken ist ein weiteres, wichtiges Merkmal einer VA. Eine VA hat den Schritt gewagt, sich aus ihrer Komfortzone zu begeben. Sie denkt nicht mehr ausführend wie ein Angestellter, sondern ist selbst Unternehmer:in. Sie hatte den Mut, allen Risiken zum Trotz ein Gewerbe zu gründen, sich Gedanken zu sich und ihrem Branding zu machen, sich auf ein Tätigkeitsfeld und eine Kundengruppe festzulegen und sich in eine fremde Welt zu begeben um ihre Träume wahr zu machen. Unternehmertum ist Persönlichkeitsentwicklung, kein kleingeistiges Denken.

Die meisten VA’s fanden in ihrem Job nicht die Erfüllung, hatten den intensiven Wunsch, ihre Arbeit mehr mitbestimmen zu dürfen und nicht der Willkür und Laune des Arbeitgebers ausgesetzt zu sein. Umso wichtiger ist für eine VA nun die Zusammenarbeit mit Respekt und Anerkennung für die Leistung des anderen. Denn ohne Mitarbeiter kann kein Unternehmen wachsen.  Ohne Mitarbeiter und Unterstützung hat auch dein Tag nur 24 Stunden und die Kapazität ist begrenzt.

Damit kommen wir zum letzten Punkt:

Mal angenommen, ich finde so eine virtuelle Assistenz. Was kostet mich das?

Jaaa, die liebe Frage nach dem Preis.

Über Geld spricht man nicht? Ich schon. Ich liebe es offen über Geld zu reden!

Denn wir verbinden mit Geld völlig falsche Glaubenssätze. Wir wollen es und brauchen es und doch sind die Gedanken daran schmutzig, reine Profitgier und irgendwie verwerflich. Also schweigen wir und betreiben so Lohn-Dumping, statt offen darüber zu reden und uns nicht gegenseitig zu unterbieten. Klassisches Mangeldenken eben.

Denn du brauchst Geld genauso wie ich, wie jeder Unternehmer und auch jede VA. Das ist Fakt.

Eine VA kostet, ja. Aber du bestimmst den Preis mit.

Über Portale buchen

Es gibt VA’s auf Portalen, welche ziemlich günstig sind. Die Bearbeitung dort ist meist etwas unpersönlicher und kurzfristiger. Für manche VAs reicht das völlig aus, weil sie sich im kostengünstigen Ausland befinden. Beliebt sind hier Bali oder Mexiko. Nur weil dus günstig haben willst, bedenke bei dem Preis bitte, dass die VA davon auch noch eine Provision an das Portal abgeben muss.

Virtuelle Assistenzen mit eigenem Marketing

Den Portalen gegenüber stehen VA’s, welche durch eigenes Marketing auf sich aufmerksam machen. Diese findest du entweder über Suchmaschinen und ihre Webseiten, in Social Media und sogar auf e*** Kleinanzeigen!

Hier gibts VA’s in jedem Preissegment, je nach Tätigkeit und Erfahrung.

Neue VA’s oder breit aufgestellte sind meiner Beobachtung nach etwas günstiger als absolute Spezialisten. Beratende Tätigkeiten sind natürlich teurer als Ausführende. Schließlich wird dir hier hart erarbeitetes Wissen weitergegeben und du kannst die Arbeit dann selbst übernehmen.

Auch der Umfang der Arbeit kann eine Rolle spielen. Suchst du nur kurz eine VA, z.b. zur Textübersetzung oder -korrektur oder möchtest du jemanden, der dich langfristig immer wieder unterstützt? Beliebt ist darum die unterschiedliche Abrechnung auf Stunden- oder Pauschalbasis. Die Organisation eines Events oder Posten deiner Beiträge bietet sich z.B. als Paketpreis an.

Hier hab ich dir zusammen gefasst, wie und wo du eine virtuelle Assistenz finden kannst -> zum Beitrag.

Tatsache ist:

Dein Unternehmen kann nur wachsen, wenn du investierst. Dein Tag hat nur 24 Stunden. Deine Möglichkeiten sind begrenzt. Gerade online ist es wichtig, sich sichtbar zu machen. Deine Einnahmen-generierenden Tätigkeiten bleiben solange liegen. Durch eine VA erkaufst du dir Zeit, kannst dein Unternehmen wachsen lassen und somit langfristig mehr Einnahmen generieren.

Der große Vorteil dabei: du hast nicht unbedingt Fixkosten durch eine VA, denn die Arbeitsgestaltung ist völlig frei.

Fragen? Schrei(b)!

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